¿Han disminuido los ingresos económicos de la empresa? ¿Las tareas de cada área no están demostrando tener un rendimiento óptimo? Dentro de las distintas labores que se realizan en el interior de una compañía, la administración es un apoyo clave en la productividad, pero desafortunadamente no siempre se lleva a cabo de la mejor manera. Para resolver esta recurrente situación se usa un ERP que se encarga de integrar y centralizar los diferentes procesos que componen una organización.
Definición de Software ERP
El término ERP (Enterprise Resource Planning), se traduce como sistemas de planificación de recursos empresariales, los cuales son técnicas de información que unifican y automatizan muchas tareas de negocio que tienen relación con las prácticas operacionales y productivas de cada sector.
Los sistemas ERP de manera general tienen la función de unificar cada una de las áreas de producción, logística, distribución, inventarios, contabilidad, ventas y recursos humanos de la empresa para facilitar la regulación general y ayudar a optimizar la toma de decisiones que impacten de forma positiva la compañía.
Evolución del Software ERP
La evolución del Software ERP es el adelanto que han traído distintos tipos de programas a la gestión empresarial. Año con año han sido diseñando nuevos, mejorando los ya establecidos y sobre todo incorporando su función a la compañía, combinándola con el modelo tradicional de trabajo.
Podría pensarse que este tipo de sistemas es una introducción reciente, pero realmente los antecedentes de los ERP’s datan del año de 1945, a finales de la Segunda Guerra Mundial cuando el gobierno estadounidense estaba buscando la forma de administrar y organizar su inventario de los recursos materiales que utilizaban en el frente de batalla.
De esta manera, comenzaron a diseñar programas especializados que ofrecieran una solución efectiva y optimizada a la organización de su inventario. Una vez aplicados estos sistemas informáticos, descubrieron todos los beneficios que traían consigo y cuando se finalizó la guerra, los programas comenzaron a implementarse en la industria.
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Sistema de gestión y control de inventario
En la década de los años 60’s ya se llevaban a cabo estrategias de gestión de inventarios muy similares a las que actualmente se tienen. Se creó un sistema que mantuviera un nivel adecuado de stock en los almacenes, por medio de iniciativas de administración automatizadas que mantuvieran una cantidad mínima de productos en el almacén y disponer de ellos en el momento preciso.
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Material Requirement Planning (MRP)
Para el año de 1970, los sistemas MRP se mezclaron en los procesos de producción al planear los requerimientos de materiales. La principal función de este tipo de aplicaciones se empleó para responder a las preguntas cuánto y cuándo. Es decir, brindan un enfoque basado en la demanda para la planeación y organización de la materia prima en función del estado del inventario.
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Material Requirement Planning (MRP II)
Para los años 80, los sistemas anteriores se perfeccionaron para obtener el MRP II, con el cual se gestionaba la cadena de suministro de principio a fin. Su labor consiste en examinar el estado de los inventarios y de los procesos de venta para invertir en recursos materiales en el momento necesario, de acuerdo a los objetivos establecidos.
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Enterprise Resource Planning (ERP)
A finales de la década de los años 90, los programas informáticos ya habían avanzado considerablemente y por primera vez se aplicó un software ERP en todas las áreas de una empresa para realizar la gestión de forma eficaz. Son un tipo de programa que ayuda a mejorar el rendimiento de los procesos internos y apoya en la toma de decisiones.
Software ERP en la actualidad
A principios del siglo XXI, ya se conocían los múltiples beneficios de los sistemas ERP y de esta manera muchas compañías comenzaron a confiar en esta solución para incluirla en cada uno de sus procesos. De manera simultánea, este software demandó una instauración adecuada que permitiera la codificación personalizada de los datos empresariales.
La inclusión del internet en los procesos de negocio evolucionó aún más la tecnología de los ERP, ya que la combinación de ambos además de brindar un análisis amplio e integrado de las áreas de una empresa, desarrollaron el modelo de un Software ERP “en la nube”, lo que significa que ahora con este tipo de tecnología se guarda y se accede a toda la información de la empresa desde cualquier sitio y de manera sencilla.
En la actualidad la nube es una alternativa factible que incluyen los sistemas ERP y que ayuda a reducir gastos operativos y de capital, ya que suprime la necesidad de contratar personal que se encargue de actualizar las bases de datos o la necesidad de adquirir hardware y software delicados.
En sus inicios estos programas eran demasiado costosos, pero los constantes avances en su diseño los hicieron asequibles para empresas de alcance diverso. En otras palabras, un ERP es una solución efectiva para pequeñas, medianas y grandes empresas que pueden implementar para adquirir una innovación eficiente y aprovechar las nuevas oportunidades de negocio.
Hoy en día, contar un con sistema ERP permite responder ante las demandas del mercado sin perder de vista los objetivos particulares de cada compañía. La era digital es un hecho y continúa en constante avance, por ello el modo de trabajo exige el acercamiento a las tecnologías móviles y sociales con una superficie de contacto fácil de usar que permita la óptima integración de la información sin riesgo alguno.
¿Es una buena inversión un software ERP?
Es bien sabido que la tecnología cambia en un abrir y cerrar de ojos y en consecuencia de esto, cambian las prácticas de negocio, así como también las demandas de los clientes y una forma de adaptarse a este persistente modelo de desarrollo es adquiriendo un este sistema. Su tecnología se mantiene al paso de los cambios y garantiza actuar en función de los requerimientos del sector.
Estos programas entregan resultados en el incremento de ventas con cada una de sus aplicaciones, las cuales están pensadas y diseñadas bajo la estructura común de las tecnologías de información que facilitan a los empleados una mayor visibilidad y conocimiento del negocio.
De ahí se deriva el éxito que ha tenido la implementación de un sistema ERP al demostrar mejores prácticas en los procedimientos empresariales. Ahora la inmediatez y la accesibilidad son la clave de esta inversión que se ajusta de manera instantánea a las necesidades particulares de cada compañía.
El dominio de la gestión empresarial es un tema vigente que se perfila como un ámbito que perdurará por muchos años, pero no todos podrán ser parte de él. Un software ERP otorga la firmeza que cualquier empresa requiere a futuro para sostener y aumentar la competitividad y rentabilidad de sus actividades y así poder destacar como una de las compañías vanguardistas del sector.
Ventajas de un sistema ERP
Los sistemas ERP cuentan con múltiples ventajas que ofrecen para administrar una empresa. Algunas de estas son:
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Seguridad informática
Los ERP’s mantienen en todo momento segura la información, proporcionan restricciones en varios niveles de la organización y únicamente otorgan el acceso a los usuarios pertinentes. Además, los datos centralizados que ofrece cuentan con copias de seguridad que respaldan y protegen los registros de cualquier error.
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Toma de decisiones
Al tener centralizada y unificada la información es más sencillo considerar expectativas futuras con mayor precisión y así tomar las decisiones que tengan un mayor impacto positivo en el futuro de la empresa.
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Eficiencia operativa
Cada una de sus aplicaciones ayudan a reducir las tareas manuales y automatizan las actividades ya instauradas, reduciendo la posibilidad de cometer errores. Aunado a esto, evitan la duplicidad de labores gracias a su eficiencia operativa.
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Integración de clientes y proveedores
Un software ERP tiene el valor añadido que vincula a clientes y proveedores para que de manera conjunta ambos trabajen en el diseño y desarrollo de nuevas estrategias que repercutan objetivamente en la productividad de la empresa.
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Ahorro de tiempo y costos
Cuando existe una eficiencia operativa, una disminución de errores y no hay indicios de actividades duplicadas se habla de una reducción significativa de tiempo y costos en cada tarea empresarial que se encuentra optimizada.
Además, estos sistemas informáticos ofrecen soluciones inteligentes que facilitan la generación de informes sobre el estado de la compañía otorgando un nivel de conocimiento más detallado y actualizado de cada proceso interno que compete a cada área.
¿Qué empresas necesitan un software ERP?
Cualquier empresa sin importar su dimensión puede disfrutar de todos los beneficios que brinda un sistema ERP, ya que este dispone de tecnología que se puede instalar en cualquier tipo de sector y gracias a sus distintas aplicaciones características es posible personalizar el software ERP que va a posibilitar el control general de cada área.
Los ERP ayudan a incrementar el valor organizativo gracias a su agilidad que ayuda a mantener bajo control cada una de las actividades de la empresa, modificar y actualizar las bases de datos y optimizar los procesos que reflejen una ganancia en la rentabilidad global de la compañía.
