Gestión de proyectos. Maximiza tus resultados

El concepto de gestión de proyectos actualmente ha cobrado mucha fuerza en el mundo de los negocios. Sin embargo, es importante saber lo que comprende, ya que tiene la cualidad de poder abarcar diversas áreas empresariales que pueden confundir su labor específica.

La gestión de proyectos también es conocida como Project Management y es el conjunto de metodologías que son parte del proceso de planificar y dirigir un proyecto de negocio. Estas acciones cumplen con un objetivo determinado que incluye alcance, recursos, inicio y final fijos.

La gestión de proyectos tiene objetivos base, los cuales están orientados a:

• Gestionar de principio a fin el proyecto.
• Controlar las situaciones que emerjan durante el proyecto.
• Facilitar la aprobación y entrega del proyecto.

Project Manager 

El project manager o gestor de proyectos es el responsable de presentar, implementar y preservar la ejecución acertada de cada uno de los pasos del proyecto. Es el encargado de coordinar el trabajo del personal involucrado en la gestión de proyectos.

El papel de esta persona se ha vuelto imprescindible en las empresas y cada vez son más las que están incorporando uno a su plantilla de colaboradores debido a que actualmente el contexto empresarial es muy cambiante y encaminado a prácticas digitales que se aplican a las estrategias en función de las demandas de cada compañía.

El gestor de proyectos es un profesional que cuenta con los conocimientos y habilidades en implementar los procesos, herramientas y técnicas adecuadas que incrementan la probabilidad de éxito de los proyectos.

Algunas de las labores que desempeña son:

• Elaborar el plan. Propone, diseña y ejecuta las etapas que conforman el proyecto.

• Establecer tiempos, tareas y recursos. Una vez elaborado el plan, determina las tareas a realizar, los tiempos en los que se deben hacer cada una y los recursos que se utilizarán.

• Definir la función de cada colaborador. Se convierte en gestor de equipos, define y delega las funciones a cada de las personas que tiene a su cargo para incentivar el trabajo en equipo.

• Determinar métodos. Fija los métodos que benefician la ejecución del proyecto y el cumplimiento de los objetivos.
• Controlar cada fase. Controla y supervisa las labores que corresponden a cada etapa para que se lleven a cabo de manera óptima, de lo contrario propone soluciones.

Gestión de proyectos y recursos

El fracaso o éxito de un proyecto comienza desde la gestión de los recursos que determinan la capacidad de la empresa para lograr la realización óptima de un plan tomando en cuenta todos los activos de negocio involucrados: instalaciones, personas, investigación, desarrollo de procesos, equipo, etc.

Existen 5 tipos de recursos base en la gestión de proyectos:

Recursos físicos

Son todos los elementos tangibles con los que cuenta la empresa: instalaciones, almacenes, maquinaria y equipo, oficinas y herramientas. Algunos reflejan una inversión al requerir constante cambio, a diferencia de otros que son más duraderos.

Recursos humanos

Son todos los empleados que a través de la mano de obra ejecutan las etapas del proyecto. La función a desempeñar se determina de acuerdo con las habilidades, conocimientos, formación y capacidad de cada uno.

Recursos financieros

Es el capital disponible que posee la empresa, el cual tiene un alto grado de liquidez. El dinero en efectivo, los créditos, las divisas y los bonos son recursos que influyen en la ejecución o restricción de la implementación del proyecto.

Propiedad intelectual / Software

Se dividen tangible e intangibles y se basan en el conocimiento de la función de las operaciones. Dentro de esta categoría se incluyen sistemas y softwares que facilitan la ejecución de las labores que implican los procesos y la información de la empresa. 

Ecosistema de recursos

Un ecosistema es una unidad compuesta por varios elementos interdependientes. En el ámbito empresarial un ecosistema de recursos se compone de las relaciones con clientes, proveedores, distribuidores y socios, son un activo fundamental para el éxito de la compañía.

Fases de la gestión de proyectos

Disponer de todos los recursos anteriores no garantiza de inmediato resultados positivos, se debe tener un procedimiento de labor definido para que esto suceda. La gestión de proyectos tiene un impacto significativo en la productividad y rentabilidad de la empresa y para lograrlo cada proyecto debe aplicar las siguientes fases:

Análisis de viabilidad 

Cuando se tiene la propuesta de un proyecto, se debe analizar la viabilidad de este debido a que su ejecución implica una inversión de la cual se busca un retorno mayor. El análisis de viabilidad del plan incluye:

• Elaboración del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial.
• Estudio del alcance a obtener y la metodología con la que se llevará a cabo.
• Examinar el plazo acordado, los costos previstos y la calidad pretendida.
• Análisis de los probables riesgos a suceder durante su ejecución.

Si se aprueban los puntos mencionados, el proyecto puede proceder a la siguiente fase.

Planificación detallada

En esta fase se especifican a detalle las tareas a realizar y los recursos que se requieren para el proyecto, para una mayor precisión se debe:

• Verificar el análisis del alcance del proyecto.
• Estimar cantidades de recursos y costos.
• Definir el plan del proyecto.

Una planificación aprobada se redacta en los términos de acuerdo y el proyecto sigue adelante.

Ejecución del proyecto 

Durante esta fase se implementan los pasos que determinan el cómo del proyecto y dentro de ello, se toman en cuenta las técnicas y la gestión de recursos y procesos. Existen softwares de gestión de proyectos que automatizan los informes.

Las acciones a realizar en esta fase son:

• Determinar entorno de grupos y flujos de trabajo.
• Asignar aplicación a los recursos disponibles.
• Administrar las peticiones de cambios.
• Realizar las tareas planificadas.

Seguimiento y control

Tanto la fase anterior como esta son de las más importantes del proyecto, ya que en esta se examina y comprueba si se está ejecutando con éxito y está superando las expectativas de calidad. De esta manera se puede actuar eficiente y oportunamente en caso de complicaciones.

Algunas plataformas tecnológicas cuentan con módulos de gestión de proyectos que monitorean y registran procesos, tiempos y costos que mantienen actualizado el avance y la utilidad del plan. Se realizan en esencia las siguientes actividades:

• Seguimiento de labores planificadas.
• Administración de entregables.
• Gestión de incidencias ocurridas o a ocurrir durante el proceso.
• Realización de informes de seguimiento.

Cierre del proyecto

Como última fase se evalúa y verifica que todo esté correctamente realizado, antes de declarar el cierre del proyecto. Se toman en cuenta los errores para mejorar la toma de decisiones y aplicación de labores más seguras.

Las etapas de finalización del proyecto son:

• Cierre formal del proyecto por parte del personal involucrado. 
• Realización de la copia de seguridad del proyecto.
• Análisis de los resultados de acuerdo a las estimaciones iniciales.
• Actualización de la base de datos para mantener un conocimiento de lo aprendido.

Gestión de activos empresariales 

Las empresas poseen una gran cantidad de activos y una deficiencia en alguno de ellos puede ser un error irreversible en un entorno altamente competitivo como el que rige el sector de negocios actualmente.

La gestión de activos es una labor fundamental que integra la planificación del ciclo de vida de cada activo y los procesos de mantenimiento preventivo de estos, los cuales se ajustan a la serie de normas de seguridad, salubridad y medio ambiente que al ser aprobadas incrementan la competitividad y rentabilidad de la compañía.

Esta actividad en conjunto con la gestión de proyectos se encarga de potenciar el valor  y la función de los activos que son parte de los procesos de diseño, construcción, explotación, mantenimiento, etc. Ambas buscan incrementar el retorno de inversión de los activos.

En Visual México ofrecemos un software de gestión en el se integra la planificación estratégica de los activos y de los proyectos empresariales que comprenden inventarios, cumplimiento de normas y todos los recursos involucrados en las operaciones. Te invitamos a conocer más sobre el sistema ERP, ERP para pymes y todas las soluciones empresariales que tenemos para tu empresa.

Somos expertos en ofrecer soluciones efectivas para afrontar los retos empresariales que abarcan la productividad, el incremento de ciclo de vida de los activos, la ejecución de los proyectos y de manera general, brindamos beneficios a través de cada uno de nuestros sistemas empresariales.

Infor EAM

Infor EAM es un software de gestión de activos empresariales que ayuda a digitalizar y optimizar la operación de los procesos para alcanzar niveles de eficiencia superiores. Es una solución que se ajusta a los objetivos de la empresa y su implementación le permite a los colaboradores un rápido entendimiento y un beneficio inmediato.

Con Infor EAM es posible:

• Lograr ejecuciones flexibles.
• Maximizar el rendimiento de los activos.
• Incrementar la recuperación de garantías.
• Cumplir con las normativas legales y ambientales.
• Potenciar la productividad del área y los colaboradores.
• Anticipar fallas de los proyectos y realizar procesos preventivos.

El análisis de negocios y la gestión de proyectos son directrices que llevan a cualquier empresa a lograr sus objetivos. Con ayuda de un software especializado es posible administrar y automatizar la planificación, ejecución, control y finalización de los proyectos.

Por medio de la gestión de proyectos se pueden generar nuevos servicios y productos que logren satisfacer las necesidades actuales de las personas, su implementación comprende metodologías alineadas a la estrategia interna que trae consigo múltiples ventajas para la empresa.

Con este software es posible mejorar el manejo de los recursos, aumentar la calidad del producto o servicio y aumentar el número de proyectos viables que representan más vías de ganancia en el sector de negocio. Además, este sistema favorece las actividades del project manager apoyándolo en el diseño, ejecución y control de los proyectos que aumentan la eficiencia de las compañías.