Gestión de almacenes. Productividad empresarial global
Un almacén es la unidad funcional de una empresa comercial o industrial, el cual responde a objetivos particulares de respaldo, control y abastecimiento de materiales y productos. Cuando existe una óptima gestión de almacenes el costo y los tiempos de ejecución se ven favorecidos impactando directamente en el rendimiento de la compañía.
Tener un sistema de gestión de almacenes ayuda a organizar e inspeccionar todas las operaciones y el flujo de las mercancías del almacén bajo los parámetros y normativas vigentes para así, impulsar la eficiencia y la calidad de la red logística para mejorar la productividad global de la empresa.
¿Qué es la gestión de almacenes?
La gestión de almacenes es un proceso logístico amplio que abarca desde la admisión de un material dentro del almacén hasta su punto de consumo. Por lo tanto, es una labor a la que se le designan todas las actividades relacionadas con el stock de materiales y de productos terminados.
Forma parte sustancial dentro del lean manufacturing debido a que es una metodología la cual evita el exceso de stock para reducir desperdicios y gastos. Posee una relación de la ubicación y el flujo de los materiales para mantener un control de ellos.
La gestión de almacenes dentro del mapa de procesos logísticos: Límites y responsabilidades
La gestión de almacenes se origina con el objetivo de optimizar cada etapa del proceso de producción para sustentar de manera oportuna y constante el suministro y la distribución de los materiales y productos. Es una de las actividades más imprescindibles para el funcionamiento de una empresa.
Es posible situar esta labor dentro de mapa de procesos logísticos, ya que de esta manera se logra aumentar la responsabilidad del área de almacenes que, comienza desde las instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento de ellas para mejorar las condiciones productivas.
El mapa de procesos logísticos comprende:
- Planificación
- Abastecimiento
- Gestión de existencias
- Gestión de almacenes
- Gestión de pedidos
- Distribución
- Servicio al cliente
Importancia y objetivos de la gestión de almacenes
La gestión de almacenes brinda un valor superior en la supervisión de servicios y productos. Es decir, repercute de manera positiva en el desempeño de la cadena de suministro y por lo tanto, también en la satisfacción de los clientes.
Además, garantiza la correcta ejecución de los múltiples procesos logísticos de la empresa abarcando desde el abastecimiento hasta la distribución de los diferentes bienes y servicios, manteniendo un equilibrio en todos los niveles de stock, lo que permite entregar una respuesta inmediata sin retrasos en la cadena productiva.
Este proceso se relaciona estrechamente con la cadena de suministro y su óptimo funcionamiento depende de una estrategia adecuada y de la implementación de tecnologías para agilizar y automatizar las actividades de los distintos departamentos.
Los objetivos que plantea la gestión de almacenes son:
- Agilizar las entregas de las mercancías en el almacén.
- Monitorear cada etapa de los productos.
- Aumentar la productividad del personal.
- Garantizar entregas en tiempo y forma.
- Mejorar la calidad del producto.
- Mantener inventarios precios.
- Reducir costos operativos.
Funciones del almacén
Un almacén es un centro estructurado que se encarga de regular el flujo de existencias de productos y para llevarlo a cabo realiza las siguientes funciones:
Recepción de mercancías
Permite recibir las mercancías que envían los proveedores, comprobando que cada una coincida con los documentos de entrega, además comprueba la cantidad y la calidad del pedido.
Almacenamiento
Determina la ubicación idónea de las mercancías para favorecer su rápida localización y manipulación. Para esto se apoya de medios fijos como depósitos, soportes industriales, estanterías, etc.
Conservación
La conservación de las mercancías en buen estado implica mantenerlas bajo las normas de higiene y seguridad en el almacén y a su vez, bajo la legislación que posee cada producto.
Control de existencia
Esta función es clave para determinar la cantidad de productos en existencia y la frecuencia con la que se solicitarán más en cada pedido con el objetivo de minimizar costos de almacenamiento.
Principios del almacén
El almacenamiento y el control de los materiales y productos eleva el costo de estos últimos sin un valor adicional pero, son actividades obligadas dentro de las operaciones de producción. Por ello, las empresas deben regirse bajo los siguientes principios fundamentales del almacén:
- La entrada al almacén estará restringida a personal ajeno a él.
- La seguridad de la mercancía debe ser responsabilidad de una sola persona.
- Las operaciones de entrada y salida deben contar con documentación autorizada.
- El personal del almacén será asignado de acuerdo a su función particular a desempeñar.
- En el almacén sólo debe haber dos puertas como máximo con los controles de seguridad pertinentes.
- Informar al área de control de inventarios y contabilidad sobre todos los movimientos realizados en el almacén.
- Los productos deben tener una ficha de identificación y un código para el control de inventarios.
- Cada material se ubicará en el almacén de acuerdo a su clasificación para facilitar su localización.
- Se debe garantizar una distribución flexible de almacén que permita realizar variaciones con una inversión mínima.
Procesos de la gestión de almacenes
La gestión de almacenes tiene dos directrices transversales, las cuales son sus procesos principales: La planificación y la organización de la información. Bajo estos ejes existen procesos subalternos que complementan la actividad de administración.
Planificación y organización
Esta etapa del proceso es un punto estratégico que brinda soluciones de recursos equilibrados bajo las políticas y metas que busca alcanzar la estrategia global de la empresa con el objetivo de mejorar su competitividad en el mercado. Las actividades que se deben realizar en este proceso son:
Diseño de la red de distribución
La empresa debe determinar las políticas de distribución de acuerdo al sector al que pertenece optimizando la capacidad de respuesta para controlar las variantes de las demandas.
El diseño de la red de distribución es la planificación y ubicación táctica de los almacenes y centros de distribución que permitan gestionar el flujo de los productos desde su entrada en el almacén hasta la entrega al cliente.
Por otra parte se identifican los requerimientos particulares de la distribución y del almacenamiento para determinar el tipo de almacén y los centros de distribución que mejor se adaptan a las necesidades y aumentan la eficiencia.
Responsabilidades de la gestión de almacenes
Aquí se define si el almacén se autogestionará o si subcontratará. Con la gestión propia se obtiene un mayor control, reducción de costos a largo plazo, optimización de los recursos humanos, en general brinda beneficios intangibles.
Por otro lado, la subcontratación favorece la conservación del capital y el conocimiento puntual de los costos de almacenamiento y manutención. Además, apoya en la ampliación de espacios del almacén para cubrir las demandas del mercado.
Tamaño de los almacenes
Las dimensiones de un almacén deben responder a las características de los productos y de la demanda. Otros factores que se toman en cuenta para el cálculo del tamaño de los almacenes son:
- Niveles de servicio al cliente
- Sistemas de almacenaje
- Tiempos de producción
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
Diseño de almacenes
Para conseguir un flujo óptimo y eficiente de los materiales, el almacén y el centro de distribución deben estar ubicados en la zona adecuada bajo las condiciones que permitan llevar a cabo todas las operaciones y al mismo tiempo deben contar con el equipo y la tecnología necesarios.
El diseño de los almacenes facilita la preparación y la precisión de los pedidos, así como la colocación de las existencias para impulsar las ventajas competitivas con ciclos diligentes de pedidos y con mejor servicio al cliente.
Recepción
Este es un proceso de planificación de entrada, descarga y verificación de mercancías el cual tiene como objetivo automatizar cada etapa de recepción para minimizar la intervención humana que no añade valor a los productos.
Almacenamiento
A este subproceso se le confiere la conservación de los productos para evitar que se produzcan riesgos en los mismos, en el personal humano y en el propio almacén y para ello este se debe dividir en las siguientes zonas:
- Recepción
- Reserva o stock
- Preparación de los pedidos
- Consolidación
- Maniobra
- Oficinas
Movimiento
Mover las mercancías es posible gracias a diversos medios que permiten al mismo tiempo la manipulación de varios materiales pasando de la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento.
Información
La gestión de almacenes se enfoca en mejorar la eficiencia del flujo de mercancías y en consecuencia el flujo de la información, el cual es un eje de orientación. Este subproceso se aplica en cada uno de los anteriores debido a que en cada uno se requieren informes del rendimiento que ayuden a registrar la actividad diaria y la evolución de los procesos.
Software MRP para gestión de almacenes
La gestión de almacenes implica múltiples procesos en los que se manipulan las mercancías y productos y cuando se tienen un inventario robusto se vuelve compleja la administración de cada uno por lo que es necesario recurrir a la tecnología. Es decir, se requiere contar con un software empresarial.
Gracias a un software MRP es posible potenciar la rentabilidad de las empresas, ya que proporciona una estrategia avanzada de planificación y control de los materiales y el proceso de producción al que se someten.
Este sistema optimiza la producción, la programación y el control de stocks empleados en la gestión de almacenes. Su actividad dentro de cada empresa se enfoca en:
- Planificar actividades de fabricación y órdenes de entrega.
- Actualizar de manera automática los informes de stock de materiales y productos.
- Abastecer de materiales al área de producción y mantener una disponibilidad de productos constante para su entrega a los clientes.
Con Visual ERP podrá gestionar y controlar su almacén, gracias a que cuenta con un MRP que facilita las tareas no sólo a nivel operativo, también a nivel administrativo permitiendo el acceso a un conocimiento amplio del rendimiento de las actividades, lo cual favorece la toma de decisiones y la comunicación interna.
Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.
