Implementación de ERP para empresas

En la actualidad, la implementación de un sistema de planificación de los recursos empresariales, Enterprise Resource Planning o ERP es una decisión estratégica que puede transformar la forma en que las empresas operan.

En general, un ERP se implementa para centralizar los procesos críticos de las empresas en una sola plataforma para incrementar su eficiencia y competitividad.

Hoy en el blog de Visual México te contaremos todo lo que debes saber para la implementación de ERP para empresas. Quédate a leer y conoce los procesos a seguir para hacer más eficientes tus operaciones.

¿Qué es un ERP y por qué implementarlo en tu empresa?

El sistema ERP es un tipo de software que se utiliza para centralizar la información crítica de una empresa, como el área financiera, cadena de suministro, inventarios, compras, ventas, procesos de administración, entre otras para gestionarlos de forma eficiente.

Al centralizar la información, el ERP permite automatizar tareas, generar flujos de trabajo, tener una visión 360° de la empresa, reduce la duplicación de datos, entre muchos otros beneficios para incrementar la eficiencia y el control de todas las áreas de la organización.

Si bien los sistemas de gestión se han utilizado por décadas, en los últimos años, los ERP han evolucionado para implementar tecnologías actuales, como la inteligencia artificial, el machine learning y el cloud computing. Esto significa que su implementación puede ser a través de la nube, sin tener que descargar software, ni invertir en hardware adicional.

La implementación de ERP para empresas es clave por los siguientes motivos:

Mejorar la eficiencia operativa

Al centralizar y automatizar las tareas diarias, las empresas optimizan el trabajo de los encargados de cada área. Esto reduce los errores, asegura que los procesos sean más rápidos y permite que el personal se dedique a tareas más estratégicas y menos repetitivas.

Integración de la información

El ERP es un sistema integrado que evita que las áreas trabajen con sistemas aislados o silos de datos. Esto permite que los empleados accedan a la información que necesitan en tiempo real, con datos actualizados y correctos, sin la necesidad de solicitarlos a otras áreas.

Toma de decisiones informada

Además de acceder a datos actualizados en tiempo real, se puede generar reportes históricos y análisis predictivos para tener información del rendimiento de la empresa, identificar oportunidades de inversión, resolver problemas y tomar decisiones estratégicas en menos tiempo.

Optimizar recursos

El principal objetivo del ERP es optimizar los recursos humanos, financieros y materiales de la empresa, lo que se traduce en mayor productividad, reducción de costos y mejora operativa general.

Por ejemplo, un ERP permite generar informes financieros, agilizar auditorías, generar informes contables detallados o detectar áreas de oportunidad para ahorrar costos.

Cumplimiento normativo

Los sistemas ERP permiten asegurar el cumplimiento de normativas locales, como el pago de impuestos o regulaciones del sector para reducir el riesgo de sanciones.

Escalabilidad

En la actualidad, la mayoría de los sistemas ERP están diseñados para crecer junto con las empresas. Esto significa que a medida que la organización se expande, el software también lo hará.

Por ejemplo, una empresa en crecimiento puede dar de alta nuevos usuarios, agregar módulos o funcionalidades y aprovechar las actualizaciones del sistema para no tener que invertir en otro software.

¿Cuáles son las fases de implementación de un ERP?

Un proyecto de implementación de ERP en una empresa requiere seguir varias etapas para que se lleve a cabo de forma exitosa. Esas etapas son graduales y se dividen en diferentes tareas:

Planificación

En la primera etapa de implementación del ERP, los encargados de las áreas críticas de la empresa deben:

• Analizar sus requerimientos y los recursos necesarios para la transición.
• Formar equipos para la implementación.
• Evaluar entre las diferentes opciones de ERP para elegir la que se adapte a los requerimientos de la empresa.
• Definir las métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) que más adelante sean utilizados para evaluar el éxito de la implementación.
• Mapear los procesos actuales de la empresa para identificar las áreas de oportunidad para automatizar.

Instalación y configuración

La segunda etapa de implementación consiste en la instalación del sistema y abarca los primeros meses hasta que los empleados dominen el software:

• Contratación del ERP elegido, de la mano de un partner para la instalación y configuración del software.
• Migración de la información del sistema actual de la empresa, o bien, de las bases de datos de cada área a una plataforma centralizada.
• Capacitación de los empleados que utilizarán el ERP.
• Personalización del ERP, lo que implica adaptar las funcionalidades a los procesos específicos de la empresa.
• Integración del ERP con otros sistemas existentes o heredados, como un sistema de gestión de las relaciones con el cliente (CRM).

Pruebas del proceso

En la tercera etapa, los encargados de la implementación deben analizar el rendimiento del ERP mediante pruebas como:

• Pruebas unitarias de cada módulo.
• Pruebas de usuario para asegurarse de que estén sacado el mayor provecho del ERP.
• Generar informes con base en los KPI establecidos.
• Pruebas de simulación con datos reales de la empresa.

Parametrización

En caso de que se detecten errores en las pruebas, la siguiente etapa es la parametrización que consiste en adaptar el software a los requerimientos de la organización. Para ello, las tareas son:

• Analizar los resultados de las pruebas y determinar las soluciones a los problemas que se presentaron.
• Migración final de los datos restantes.
• Eliminación de paralelismos, es decir, dejar de usar el sistema antiguo en paralelo con el nuevo.

Puesta en marcha final

La última etapa de la implementación es la puesta en marcha final en un entorno real, de forma productiva, ya sea con o sin la supervisión del partner elegido para la implementación. A lo largo de esta fase se pueden hacer auditorías para verificar que todo funcione correctamente.

Nuevas funcionalidades

Esta etapa es opcional y puede llegar después de meses o años de la implementación. Consiste en analizar nuevas funcionalidades o módulos para que el software crezca y abarque más procesos.

Metodología de implementación de Visual México

Al elegirnos como el partner para la implementación de un ERP para tu empresa, seguiremos estos pasos que garantizarán el éxito del software:

Proceso Comercial

1. Discovery

Realizamos un levantamiento de información con las diferentes áreas para tener una radiografía completa de tus requerimientos.

2. Demo Funcional

Mostramos los alcances de nuestras soluciones, con el objetivo de que conozcas un modelo operativo más eficiente de tu empresa.

3. Estimación

Elaboramos una cotización basada en el levantamiento de información realizado y tus requerimientos.

4. Propuesta

Validamos la Propuesta Económica, términos de pago, condiciones y fecha compromiso de firma, así como la solicitud de información legal para la elaboración y firma de contratos.

Proceso de Implementación

5. Kick Off

Presentamos el plan de trabajo y equipos de implementación para el inicio del proyecto.

6. Definición del Proyecto

Delineamos los objetivos del proyecto y realizamos la documentación correspondiente.

7. Curso de Funcionalidades

Impartimos capacitación a las personas que usarán el ERP, mostrando el flujo completo para su utilización.

8. Diseño e Implementación

Depuramos y migramos la información que se encontrará en al ERP.

9. Prueba Piloto

Realizamos un simulacro de cómo realizar las actividades diarias con el ERP.

10. Arranque en Productivo

Iniciamos operaciones en vivo con el ERP ya implementado.

11. Finalización del Proyecto

Entregamos y firmamos la documentación del proyecto para darlo por finalizado y realizamos la entrega al área de soporte.

12. Soporte Operativo personalizado

Utiliza el soporte adecuado a tus necesidades a través de nuestro portal de atención, dependiendo de si la situación es de origen técnico u operativo.

Soporte

Una vez que ya está implementado y funcionando el ERP, el partner debe brindar el servicio de Soporte, asistiendo en la resolución de dudas y configuraciones que puedan surgir en la operación, buscando que la empresa haga uso correcto y eficiente del software.

Factores clave para una implementación exitosa de un ERP

Para que la implementación de ERP para empresas sea exitosa, es indispensable cumplir con los siguientes factores:

Enfoque en los colaboradores

Si bien el principal objetivo de la implementación del ERP es incrementar la eficiencia, el enfoque en la persona que utilizará la herramienta es clave para asegurarse de que será una solución para las necesidades de la empresa.

Compromiso del personal relevante

Tanto los usuarios del ERP como los directores de la empresa deben comprometerse con la implementación para que el proceso sea exitoso, completo y funcional.

Fomentar la cultura de la digitalización

Los líderes de la empresa deben fomentar la cultura de la digitalización para identificar las áreas de oportunidad para implementar nuevos procesos, automatizar tareas e incrementar la eficiencia de la organización.

Elección de un partner especializado

El partner tiene un rol muy importante en la implementación de un ERP ya que es quien te dará soporte, asesoría y acompañamiento durante el proceso de análisis, definición de KPIs, elección del software y puesta en marcha del sistema.

Tan importante es la elección del software como del partner, especialmente si tu empresa requiere un alto grado de especialización. Por ejemplo, las necesidades de una empresa mayorista y distribuidora de mercancías no son las mismas que las de los fabricantes, por lo que es importante elegir a un partner especialista en el sector y que cuente con las soluciones de software para tu empresa.

¿Cuáles son los desafíos comunes en la implementación de un ERP y cómo superarlos?

La implementación de un ERP, por sí misma, es un reto para las empresas, principalmente al enfrentarse a escenarios como resistencia al cambio por parte de los empleados, dificultad de adaptación a los nuevos procesos y funcionalidades y la planificación deficiente en la que se omitan procesos.

Estos desafíos se solucionan con la consultoría de un partner especializado y la capacitación a los usuarios. Hacerles ver a los empleados que el software no reemplazará su trabajo, sino que lo hará más eficiente, es clave para abatir la resistencia y motivarles a formarse para aprovechar las funcionalidades del software.

Otro desafío consiste en la personalización del software para que se adapte a los procesos de la empresa. Afortunadamente, la elección de un proveedor o partner será clave para superar el reto, tarea que puede hacerse en etapas avanzadas de la implementación.

El desafío más grande consiste en la integración con otras aplicaciones. Es importante verificar que el ERP que elijas sea compatible con los sistemas de gestión que utilizas, o bien, que existen formas de conectar las herramientas para un flujo de datos eficaz.

¿Qué herramientas y recursos necesito para implementar un ERP en México?

Si bien los ERP más comunes actualmente son en la nube, es importante contar con herramientas y recursos para la implementación:

• Presupuesto. Las empresas requieren recursos económicos para la implementación de un ERP ya que requiere la inversión en tiempo y dinero para la migración de datos y la creación de flujos de trabajo.
• Infraestructura. Para asegurar un uso óptimo de un ERP, es importante complementarlo con equipos de cómputo funcionales y una segura conexión a la red para la correcta integración de todos los departamentos de la empresa, facilitando el intercambio de datos.
• Datos. La empresa tendrá que recopilar, limpiar y elegir los datos y procesos que se migrarán al nuevo sistema.

¿Cuánto tiempo toma implementar un sistema ERP?

No hay un tiempo definido para la implementación de un ERP. Cada empresa tiene sus particularidades, tamaño, complejidad de procesos y factores particulares que pueden adelantar o retrasar el proceso. Por ejemplo:

• Tamaño de la empresa. Las empresas grandes, con muchos empleados y departamentos críticos requieren más tiempo para la implementación.
• Alcance del software. Este punto significa si el ERP se implementará en toda la empresa o solo en algunas áreas específicas.
• Capacitación de usuarios. Entre más usuarios tengan acceso al ERP, mayor tiempo tomará la implementación.
• Proveedor. La experiencia y recursos del partner pueden influir en la implementación.

En general, el tiempo promedio de implementación va de tres a seis meses, aunque aquellas empresas que ya tienen procesos digitalizados pueden reducirlo considerablemente.

¿Cuál es el futuro del mercado global de software ERP?

La evolución del software ERP ha acelerado la transformación digital en los últimos años. Se espera que para el 2027, la inversión global sea de 130 mil millones de dólares por parte de empresas que comiencen a implementar soluciones ERP para incrementar su competitividad.

Otra tendencia que se avecina es la experiencia desde múltiples dispositivos, lo cual si bien no es nuevo, promete incorporar herramientas móviles avanzadas, e incluso que puedan integrarse a otros dispositivos portables para tener una experiencia más fluida. Un ejemplo son los escáneres portátiles que pueden utilizarse con celulares o tabletas para imprimir desde cualquier lugar.

A futuro se espera que los sistemas también se vuelvan conversacionales y cuenten con asistentes de voz que respondan a consultas como: “¿cómo se ve la previsión de ventas para el próximo mes?”.

¿Por qué escoger Visual México?

En Visual México somos una empresa de consultoría con soluciones tecnológicas para pequeñas, medianas y grandes empresas que buscan resolver sus necesidades mediante un ERP. Más de 20 años de experiencia y presencia en México, Canadá, Colombia y Estados Unidos nos respaldan.

Contamos con certificación para apoyarte a la implementación de sistemas ERP de las mejores marcas. Por ello, con nosotros encontrarás la solución de software que tu empresa necesita.

Solicita más información sobre nuestras soluciones o una demostración escribiéndonos al formulario de contacto o al correo electrónico contacto@visualmexico.com.mx. En Visual México te atenderemos con gusto.

Ing. Fernando Melchor

Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.