¿Cuál es el costo de un ERP en 2024?
Cada vez más empresas consideran la implementación de un sistema de gestión empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) en busca de mayor rentabilidad y eficiencia. Sin embargo, los costos de ERP suelen ser una preocupación al no tener completamente claro cuánto se tiene que invertir y qué nivel de retorno de inversión (ROI).
Hoy en el blog de Visual México analizaremos cuánto cuesta un ERP y qué tan rentable es implementar uno.
Factores por considerar en el cálculo de costos de ERP
El costo de un sistema ERP puede variar significativamente dependiendo de varios factores, como el tamaño de la empresa, las características y los módulos específicos que se requieran, además de la complejidad de la implementación, si se trata de implementar un ERP en la nube o uno con servidores locales, la cantidad de usuarios y el proveedor de ERP seleccionado.
A continuación, analizaremos los factores que debes considerar en la elección:
Licencia de software
Este es uno de los mayores costos asociados con un ERP. El precio de las licencias puede variar desde unos pocos miles de dólares para empresas pequeñas hasta varios millones de dólares para grandes corporaciones.
En general, los costos varían de un proveedor a otro, y dependen en gran medida de si la empresa busca un sistema en la nube, también conocidos como SaaS por las siglas en inglés de Software as a Service. Estos sistemas no requieren la instalación en los hardware o equipo de cómputo, ya que son soluciones que se basan en la tecnología cloud, lo que significa que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Estos sistemas se encuentran disponibles bajo el modelo de suscripción, por lo que la empresa que los contrata paga una renta mensual por los módulos o funcionalidades que adquiera. Los proveedores de software suelen tener paquetes o tarifas de pago que se adaptan a las necesidades de pequeñas y medianas empresas que se encuentran en constante crecimiento.
Por otro lado, si la empresa busca una implementación más personalizada, que se despliegue en su infraestructura y servidores, adquirir la licencia en el modelo “On Premise” es lo más recomendado, aunque conlleva una inversión mayor porque se adquieren todas las funcionalidades del sistema.
Inversión en hardware
La implementación de un ERP en el modelo “On Premise” requiere la inversión en hardware o infraestructura tecnológica necesaria para su instalación. Es decir, la empresa tendrá que adquirir servidores y equipo de cómputo para los colaboradores que vayan a usar el sistema con el fin de que funcione de forma óptima.
Ahora bien, algunos proveedores de soluciones ERP también distribuyen el hardware compatible con el sistema, ya que se requieren características específicas para que el equipo de cómputo mantenga un alto desempeño 24/7, soporten bases de datos de gran peso y condiciones de operación muy exigentes.
Si optas por un ERP basado en nube, esta inversión no tendrás que realizarla o será menor al solo requerir dispositivos con conexión a internet. Sin embargo, es importante que preguntes al consultor si tendrás que adquirir equipo de cómputo para tu programa.
Costos de implementación
Los costos de implementación incluyen la personalización del ERP para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa, además de la migración de datos al nuevo sistema, la capacitación del personal y la integración con otros programas que maneje la empresa. Es muy importante conocer estos costos porque pueden ser significativos, especialmente si la empresa no cuenta con reglas de operación, ni flujos de trabajo definidos.
Por otro lado, los costos de implementación son más altos en tanto más módulos y funcionalidades avanzadas se requieran para personalizar el ERP de acuerdo con los procesos específicos que requiera la empresa.
Mantenimiento y soporte
Muchos proveedores de ERP cobran tarifas anuales de mantenimiento y soporte que suelen ser un porcentaje del costo inicial de las licencias. Esto incluye actualizaciones de software, parches de seguridad y soporte técnico. Algunos proveedores denominan a este servicio como “Mesas de Ayuda” y son un gran beneficio para las empresas al tener contacto frecuente con los colaboradores para ayudarles después de la implementación para resolver dudas, optimizar los flujos de trabajo y tener procesos exitosos.
Costos ocultos
Si bien esto no necesariamente tiene que ver con el proveedor de software, es importante considerar el costo de emplear a nuevos empleados, o bien, capacitar a personal actual para que utilicen el sistema.
También debes considerar otros costos que tal vez no hayas contemplado, como horas extra de consultoría, horas de trabajo perdidas durante la implementación, la adaptación de los procesos al nuevo sistema, entre otros.
Entonces, ¿cuánto cuesta un ERP?
Dada la amplia variedad de opciones disponibles en el mercado de sistema ERP y las diferencias en las necesidades de cada empresa, es difícil proporcionar un costo exacto. Pequeñas y medianas empresas pueden encontrar soluciones más asequibles, en comparación con las grandes empresas que tienen requerimientos más complejos.
Lo más recomendable es hacer un análisis detallado de las necesidades de tu empresa, comparar las soluciones de diferentes proveedores de ERP y solicitar cotizaciones específicas para obtener una estimación precisa de los costos asociados con la implementación de un ERP. También debes considerar el ROI a largo plazo, no solo en términos de dinero, sino de eficiencia y mejora de procesos.
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Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.
