Manejo de ERP. Todo lo que debes saber
Hasta ahora te hemos contado todo acerca de lo que es un software empresarial y en qué tipo de industrias se pueden usar, pero aún nos falta la parte del manejo de ERP. Nos referimos a toda la información que debes saber una vez que has tomado la decisión de adquirir un sistema de este tipo y que estás buscando el que mejor se ajusta a las necesidades de la empresa.
Aspectos significativos para el manejo de ERP
Además de conocer los beneficios que brinda un ERP, hay otros aspectos que se deben tener presentes antes del propio proceso de implementación y de esta manera asegurarse de haber adquirido el software más adecuado. Entre ellos resaltan:
Funcionalidad
Un sistema ERP tiene un diseño modular. Es decir, tiene una estructura dividida de acuerdo a la función que debe cumplir cada porción y de esta manera, los módulos faciliten la realización de las actividades de la empresa.
En primer lugar se deben conocer las necesidades de la compañía y con base en ellas se determinan los módulos que mejor se pueden adaptar. Por ello, es muy importante adquirir un ERP que sea compatible con el sector y la actividad de la empresa, ya que algunos además de ser costosos,tienen módulos muy sofisticados que no siempre se emplean.
Durabilidad
De nada sirve adquirir un software empresarial barato si a corto plazo tendrá que ser reemplazado por una mejor opción. Un ERP es un recurso tecnológico que se convierte en una solución, por lo tanto se debe contar con aquel que no suponga gastos, sino una inversión, y permita actualizaciones constantes que aumenten su durabilidad.
Gestión del cambio
Cuando los empleados están acostumbrados a cierto ritmo laboral y a un modo específico de realizar sus actividades diarias les puede causar conflicto el cambio, a pesar de las múltiples ventajas que posee un ERP.
Un software empresarial está presente en cada área de la compañía. Por lo tanto, las personas a cargo deben hablar con el personal previamente a la implementación para que los empleados estén sabidos de la tecnología que deberán usar en cada proceso.
¿Cómo es el proceso del manejo de ERP?
Implementar un ERP sin duda trae consigo diversos beneficios, que abarcan desde mejorar los procesos productivos hasta incrementar el crecimiento de las empresas en el sector en el que se desarrollan.
Pero llegar a ese nivel de beneficios es el resultado de la implementación que, de no llevarse a cabo un óptimo manejo de ERP todas las actividades pueden presentar errores, lo cual implica un gasto voluminoso. Para evitar que eso suceda se debe conocer lo que implica el implementar este sistema en una compañía.
Planificación de la implementación de un ERP
Cuando se ha tomado la firme decisión de implementar un ERP y ya se eligió la opción que mejor se ajusta a las necesidades, es la empresa proveedora del software la que deberá instalarlo y para ello, debe hacerle saber a la compañía la planificación de los tiempos de implementación a través de un cronograma detallado.
En dicho instrumento estarán señaladas las actividades que comprende el proyecto, indicando la fecha de inicio y las fechas estimadas de finalización. Así mismo, deberá detallar las entregas de cada etapa de la implementación.
Consultoría del proveedor
El proveedor del software realizará una consultoría con la cual analizará la solución tecnológica que requiere la empresa y que deberá estar presente en el ERP. Este servicio se realiza antes, durante y después de la instalación con el objetivo de obtener mejores resultados del desempeño del sistema.
Programación del ERP
En esta etapa se lleva a cabo la programación. Es decir, se configura y se instala el software y el hardware; la configuración y la parametrización son imprescindibles para garantizar el óptimo funcionamiento del ERP en cada proceso empresarial.
Por medio de este paso es posible ordenar las funciones del ERP con las necesidades de la empresa para incorporar prácticas modernas. Se ejecutarán pruebas piloto del software para conocer cómo será su funcionamiento en conjunto con los demás recursos de la compañía.
Integridad y migración de la información
Los ERP se encargan de mantener la integridad de la información de cada área para unificarlos y aprovechar los más relevantes. Sin embargo, la etapa de migración de datos suele ser la más tardada, ya que puede implicar algunas dificultades.
Es importante cuidar y conservar la calidad de la información identificando el origen de esta, pero se debe filtrar e insertar en la nueva base de datos del ERP. Este es uno de los pasos más importantes de la implantación para evitar errores futuros.
Capacitación para el manejo de ERP
Todo el personal que vaya a hacer uso del ERP deberá recibir una capacitación, esto les ayudará a conocer este tipo de sistemas empresariales y con el tiempo a sentirse más cómodos y seguros al momento de usarlos.
Los empleados deben ser capaces de utilizar todas las herramientas que brinda el software, las cuales les ayudará a incrementar su experiencia y conocimiento y al mismo tiempo, podrán sacar el máximo provecho de ellas para agilizar y facilitar los procesos de cada área que impactarán en el rendimiento global de la empresa.
Instalación y soporte
Esta es la etapa final de la implementación, cuando previamente ya se han hecho pruebas piloto para asegurar el correcto funcionamiento del software y ponerlo en marcha a partir de este momento.
Una vez que el proveedor ha terminado la instalación en su totalidad, el personal podrá comenzar a utilizarlo bajo los consejos de soporte asignados, con los que podrán obtener una máxima eficiencia del ERP y obtener los resultados esperados en las labores.
Análisis y control del ERP
Como parte del soporte se deben realizar análisis constantes para evaluar la actividad y el rendimiento del ERP y de esta manera determinar si se requieren hacer ajustes al sistema para mantener seguros los datos introducidos y garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Al tratarse de un software se deberán realizar actualizaciones para evitar que se produzcan errores que puedan afectar la producción. En este momento, se podrá incorporar una herramienta conocida como business intelligence para mejorar la actividad del ERP.
De esa manera, será posible medir la evolución que ha obtenido la empresa desde la implementación del software empresarial y con ello, mejorar la toma de decisiones que se enfoquen en el cumplimiento de sus objetivos.
La implementación y el manejo de ERP es un proceso que representa cambios para la empresa y para su personal. Trae consigo la actualización de las actividades que modifica el modo de ejecutarlas, el tiempo en el que se realizan y la integración de otras áreas, pero cuando hay compromiso y responsabilidad las operaciones del sistema serán un crecimiento significativo para la empresa. Te invitamos a conocer más sobre el sistema ERP, el ERP para pymes y todas nuestras soluciones a la medida de tu empresa.
Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.
