¿Cómo saber si mi empresa necesita un software para controlar activos fijos?
Un control de activos fijos va más allá de tener el listado de todo lo que posee una empresa, este implica realizar el seguimiento continuo del rendimiento de cada activo para obtener de esta manera el presupuesto total a gastar en ellos.
Sin embargo, la misma cabida de activos muchas veces resulta ser un problema y termina complicando la correcta ejecución de las operaciones, lo que vuelve a un software de activos fijos en una excelente inversión.
¿Qué son los activos fijos?
Las Normas de Información Financiera (NIF) de la serie C-6 definen un activo fijo como un bien del que dispone una empresa para llevar un curso normal de sus operaciones. El costo de los activos fijos en su totalidad se recupera a través de los beneficios económicos futuros, por la elaboración de productos o de los servicios prestados.
Se le otorga el nombre de activos fijos a aquellos bienes que cumplen con las siguientes características:
- Ser tangible.
- Tener una vida útil al menos de un año o de un ciclo normal de operaciones.
- Ser empleado en las operaciones rutinarias de producción o comercialización de la empresa, sin posibilidad de su venta.
- Atribuir sus beneficios a la empresa durante el tiempo de vida útil, es decir, por más de un año o un ciclo de operaciones, el que sea mayor.
Las inversiones en acciones, bonos, valores emitidos por empresas afiliadas, etc., también se incluyen dentro de los activos fijos, con la particularidad de no ser recursos materiales.
Tipos de activos fijos
Retomando el punto anterior, podemos decir que los activos fijos clasifican en dos grandes grupos.
Activos fijos tangibles
En esta categoría se encuentran todos los recursos y materiales que se pueden percibir con el tacto, estos pueden variar de acuerdo a las actividades a las que se dedique la empresa. El Plan General Contable estableció una clasificación de algunos bienes tangibles de los que pueden disponer las empresas:
- Terrenos
- Mobiliario
- Maquinaria
- Construcciones
- Equipo informático
- Instalaciones técnicas
- Elementos de transporte
Activos fijos intangibles
Este tipo de activos hacen referencia a los bienes y derechos que no ofrecen la posibilidad de ser manipulados físicamente. Dentro de esta clasificación se incluyen:
- Marcas
- Patentes
- Franquicias
- Derechos de autor
- Licencias y permisos
Errores comunes de la gestión de activos fijos
Gestionar de manera manual todos los activos que mencionamos arriba es posible, aunque demanda de mayor tiempo y esfuerzo, por ello es que hoy en día esto ya no es rentable. La mejor opción para llevar un óptimo control de activos fijos es un software empresarial especializado.
Sin embargo, no todas las empresas saben que existen este tipo de soluciones o les parecen un gasto innecesario y cuando se prescinde de un software de activos fijos es común que se presenten errores que de ser constantes pueden convertirse en pérdidas que pueden llegar a dañar la estabilidad la empresa.
Poca información de los activos
Todas las empresas poseen hardware, software, documentos y servicios de propiedad, elementos que resultan difíciles de clasificar, sobretodo si se encuentran en grandes cantidades. Cuando existe una correcta gestión de estos activos, la adquisición de información válida de cada uno es una herramienta muy útil, de lo contrario todo sería un caos.
Para resolver dicha situación, una vía idónea es la creación de una base de datos central donde se lleve un registro de todos los activos tangibles e intangibles. Esta información puede ayudar a saber precios, direcciones IP, garantías, detalles de proveedores y la ubicación del activo.
Errores en el seguimiento de activos
El flujo de activo tangibles e intangibles en una empresa es constante, algunos pueden ser enviados a mantenimiento y otros simplemente se desplazan por nuevos. Esta actividad, al ser muy recurrente, requiere un seguimiento de cada activo y hacerlo manualmente es un proceso exhaustivo e inconsistente, al presentar errores u omisiones en la captura de los activos.
Cuando un software de activos fijos lleva a cabo de manera automática el proceso anterior, identifica rápidamente las nuevas incorporaciones de activos a la red, los registra en la base de datos y los controla periódicamente.
Mala asignación de recursos
Hay activos que se relacionan entre sí y a su vez, con el personal competente de cada área, por lo tanto, es indispensable que cada uno tenga asignada correctamente su actividad y espacio donde tendrá un rendimiento óptimo. Tener desordenados los activos es de los errores más comunes y que pocas empresas llegan a corregir.
La asignación de los recursos es una actividad sencilla, pero laboriosa en la que se pueden presentar inconsistencias que no siempre se resuelven por falta de tiempo. El uso de un sistema empresarial especializado apoya con la categorización y jerarquización de los activos ahorrando tiempo.
Invertir en software de activos con Visual México
La información relacionada con los activos le permite a cualquier empresa obtener informes financieros detallados en los que previamente hubo una valoración del sector y un análisis financiero extenso. Esto ayuda a los directivos e inversores a conocer el estado financiero de la compañía y a tomar decisiones adecuadas que tengan un impacto positivo.
Los activos fijos son un factor clave para las industrias íntegras en capital, como es el caso de la manufactura, en donde se requieren grandes inversiones en terrenos, plantas y equipos. Cuando se reportan flujos negativos de efectivo de forma constante en la compra de activos, se habla de un indicador de que la empresa está en vías de crecimiento.
En Visual México apoyamos a las empresas sin importar su giro o tamaño, nuestras soluciones informáticas están diseñadas para optimizar sus actividades y su rendimiento. Por ello, contamos con la vertical de negocio especializada en gestión de activos empresariales, la cual implementa una planificación estratégica que impulsa la eficiencia de los activos.
Somos una empresa comprometida con la calidad de nuestras soluciones integrales en tecnología, es por esta razón que nos apegamos al cumplimiento de las normas que rigen cada sector empresarial que conducen a tener un desarrollo profesional de la empresa, añadiendo el valor agregado en sus procesos y en sus ofertas comerciales.
Nuevos retos y nuevas competencias son una constante en el mundo de los negocios y debido a esto es que todas las empresas buscan mejorar su utilidad y reafirmar su balance final, ya que no siempre se toma el mantenimiento y la gestión de los activos fijos que les ayuda a incrementar su rentabilidad y a disminuir sus costos operativos.
Soluciones Infor: EAM
EAM es un sistema empresarial de gran magnitud y alcance para mantener el equipo, las instalaciones, el sistema de transporte y los bienes de una empresa en las mejores condiciones con el objetivo de maximizar sus beneficios. Esto ayudará a reducir costos de compra, niveles y costos de inventario y simultáneamente aumentará la productividad de los colaboradores.
Constantemente las empresas se enfrentan a presiones relacionadas con los márgenes de calidad y con la creciente competitividad. Las soluciones de mantenimiento EAM ayudan a incrementar la rentabilidad por medio de la confiabilidad mejorada de activos, garantizando su eficiencia y la entrega de resultados financieros proyectados.
El software EAM que en Visual México ofrecemos está diseñado para brindar soluciones rentables en temas relacionados con los activos fijos de una empresa. Mejora considerablemente el rendimiento de cada activo, lo cual permite a la empresas predecir y prevenir problemas para mantener la productividad y el cumplimiento de normas.
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Infor EAM es una solución integral de gestión de activos fijos que permite tener un mejor conocimiento y control de la empresa
Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.
