Planeación y control de la producción

La creciente competencia y la incesante demanda comercial exige a todas las empresas sin importar su giro, mantener un óptimo nivel de manufactura para que cada producto llegue en tiempo y forma a manos de los clientes y para que esto se logre con éxito debe existir una adecuada planeación y control de la producción.

Importancia de la planeación y control de la producción

Uno de los objetivos fijos de cualquier empresa que surge, desde su nacimiento y se mantiene durante su trayectoria, es conseguir ventas sobresalientes. Por lo tanto, para tener un óptimo retorno de inversión es necesario fabricar productos de la mejor calidad que respondan a las necesidades de las personas.

Pero no todo se centra en la etapa final de venta, tenemos que ir más atrás. Nos referimos a los procesos donde la planeación y el control de la producción son imprescindibles para adquirir el material adecuado, organizar el personal involucrado en la manufactura, determinar las actividades específicas y recursos que serán empleados en la cadena productiva.

La planeación y control de la producción también conocida como PCP, es el motor de la empresa, ya que sin esto, simplemente los objetivos de las empresas se verían seriamente afectados e incluso, la falta de estas actividades podría llevarlas a su extinción.

La importancia de implementar estas actividades radica en el impacto que generan desde el proceso de producción hasta la entrega de productos de calidad a los clientes. Además, permite calendarizar y dar secuencia a cada etapa, mejora de manera notoria la gestión de inventarios y reduce los costos de inversión de capital.

Ventajas y beneficios

En los procesos de planificación se puede obtener muchos beneficios, a continuación mencionaremos los más importantes:

• Alcanzar los objetivos en menos tiempo

La planeación de la producción permite dar seguimiento a todos los procesos para alcanzar los objetivos en el menor tiempo posible, así como obtener resultados más consistentes al establecer un orden de prioridades, evitar pérdidas de tiempo, retrabajos o prácticas que reducen la productividad y eficiencia.

• Reducción de errores y cuellos de botella

La planeación de la producción permite identificar los riesgos y errores potenciales en cada etapa, de modo que se pueden anticipar acciones preventivas. Por ejemplo, al planear la maquinaria que se utilizará se puede evitar la acumulación de trabajo en fila y programar la cantidad de productos a manufacturar por hora o por día.

Siguiendo este mismo ejemplo, la planeación permite contar con las materias primas, consumibles, tiempo y otros recursos necesarios para una producción constante, en la que se cumpla con los tiempos esperados.

Reducir los errores permite mantener la calidad de los productos y reducir el riesgo de piezas defectuosas o dañadas que deban ser desechadas.

• Reducción en los costos de operación

Como ya mencionamos, la planeación permite asegurar que se tiene disponibilidad de materia prima para garantizar la producción, sin tener que recurrir a la adquisición de insumos a sobre costos. Además, mantener un adecuado control en la producción permite mantener los niveles de inventario en niveles adecuados para disminuir las mermas y garantizar el abastecimiento.

Por otro lado, reducir los costos de almacenamiento, adquisición de materias primas y de transporte de materiales implica un aumento en la rentabilidad de la producción.

• Otros beneficios
• Satisfacción del cliente al entregar puntualmente las mercancías
• Menor desperdicio de recursos
• Mejora en la comunicación con proveedores y clientes
• Mejor gestión de los recursos económicos de la empresa

Impacto en la eficiencia y rentabilidad

La planeación en la producción no solo implica la gestión de recursos como maquinaria o materias primas, también de los humanos, por lo que permite crear flujos de trabajo más eficientes, reducir los tiempos de inactividad, las prácticas que generan desperdicios, evitar excesos que generen obsolescencia y, al mismo tiempo, evitar la escasez de materias primas.

Todo esto, en conjunto, tiene un impacto directo en la eficiencia del personal, la productividad y la reducción de los costos.

Funciones de la planeación y control de la producción

La planeación y control de la producción implican una serie de funciones que aseguran la calidad, la eficiencia y la rentabilidad de la fabricación. Algunas de esas funciones son:

Planeación de la producción

La planeación de la cantidad de productos a fabricar, las fechas, la elaboración de programas de fabricación a corto, mediano y largo plazo con base en la demanda de los clientes, los tiempos de entrega, los recursos disponibles, entre otros factores.

Dentro de la planeación, se establece una secuencia y calendario de las actividades para asignar los recursos específicos a las tareas que se van a realizar.

Gestión del inventario

Una adecuada gestión del inventario es indispensable para garantizar los niveles óptimos de producción para evitar los excesos y escasez de insumos, reduciendo los costos aspciados tanto con la obsolescencia como con el aprovisionamiento de materias primas.

Análisis de capacidad de producción

Este análisis permite conocer la capacidad máxima de la producción en la empresa con base en los recursos disponibles.

Gestión de la calidad

La calidad de los productos se relaciona directamente con la satisfacción de los clientes y la reputación de la empresa. En la planeación de la producción se definen indicadores, actividades y flujos de trabajo estandarizados para cumplir con la calidad en todas las etapas de fabricación.

Planeación de la producción

La planeación de la producción es aquella actividad que sistematiza diversos métodos que se emplean para activar la cadena productiva con un previo análisis de materiales, maquinaria, recursos humanos y capacidad de fabricación para atender la demanda comercial.

Dentro de la planeación se aplican estrategias de negocio que permiten gestionar la programación de la producción, el seguimiento de esta, los niveles de inventario, entre otros elementos que, en conjunto, consiguen dar respuesta a las siguientes preguntas que marcan la actividad empresarial:

• ¿Qué producir?
• ¿Cuánto producir?
• ¿Cuándo producir?

La planificación de la producción se encarga tanto de la planeación de los productos a fabricar como de la planificación de los procesos, lo cual se desarrolla a corto, mediano y largo plazo. Durante cada temporalidad se ocupa de la inversión capital, de la demanda y capacidad productiva y de las operaciones cotidianas.

Control de la producción

El control de la producción se encarga de verificar el volumen de producción y que se lleve a cabo de acuerdo a la planeación establecida. Esta actividad tiene presencia en cada etapa de la cadena de producción y reduce los errores o mermas que se pueden presentar en el plan de manufactura.

Aunado a esto, mediante el control se establecen los métodos que apoyan en el proceso de evaluación de los factores como: la demanda del cliente, la capacidad productiva, la situación económica, entre otros. Tal evaluación, no sólo considera la situación actual de estos, también proyecta su situación a futuro.

Realizar un correcto control y seguimiento de la producción ayuda a comprobar que cada procedimiento está generando los avances y los resultados que se estimaron en la planificación de la producción. Además, garantiza un aprovechamiento óptimo de los recursos involucrados.

Herramientas y métodos de planificación y control de la producción

Existen diferentes herramientas y métodos para llevar a cabo la planificación y control de la producción, las cuales permiten organizar los flujos de trabajo para optimizar los procesos de fabricación. A continuación, los detallaremos.

Métodos tradicionales

Entre las metodologías utilizadas para planificar y controlar la producción encontramos:

• Método de programación de la producción (PMP)

El PMP es una metodología enfocada en la producción a largo plazo mediante la planeación y control estrictos de los recursos disponibles y los procesos de fabricación. Su objetivo es obtener la mayor eficiencia en la producción de bienes y servicios.

• Método de gestión de flujos de trabajo (WFM)

El WFM es una metodología que busca optimizar los flujos de trabajo mediante la planeación estricta de los procesos e insumos para la producción de bienes y servicios.

• Método de planificación estratégica de la demanda (SDPM)

SDPM es una metodología enfocada en la planeación con base en la demanda de bienes y servicios.

Tecnología y Transformación Digital

La transformación digital ha traído consigo soluciones de software especialmente diseñadas para optimizar la gestión de procesos como la planificación de la producción. Por ejemplo, el software de planificación de recursos empresariales, ERP, es una solución integral que permite gestionar todas las áreas de la empresa, como la contabilidad, la facturación o los recursos humanos.

Además, existen soluciones con módulos específicos para la planificación de la producción, como el software MRP (Material Requirement Planning) donde se optimizan los procesos de abastecimiento, inventarios, gestión de calidad, órdenes de trabajo, fabricación, entre otros para maximizar su eficiencia.

¿Cómo hacer un control y planeación de la producción?

La planeación de la producción es un proceso que puede optimizarse al implementar herramientas tecnológicas para centralizar la información, crear flujos de trabajo, automatizar procesos repetitivos y proporcionar a los trabajadores de las herramientas que necesitan para realizar sus labores de forma eficiente.

Por ejemplo, la implementación de un software MRP se puede optimizar la planificación de las materias primas, programar la producción, gestionar los inventarios, anticiparse a la demanda y garantizar la optimización de la cadena de producción al dar seguimiento en tiempo real de todos los procesos.

Por ejemplo, generar cronogramas y diagramas de flujo de trabajo permitirá a los encargados de proyectos verificar constantemente la cadena de producción, anticiparse a la demanda, contar con los niveles adecuados de stock y tomar decisiones estratégicas para incrementar la rentabilidad en la producción.

Perspectivas futuras de la planeación y control de la producción

Para realizar una óptima planeación y control de la producción es necesario tener actualizada toda la información de cada proceso, conocer los tiempos, determinar la cantidad de recursos que se emplearán y establecer los plazos de entrega.

Sin embargo, analizar tiempos, entregar y mantener unificadas cada una de las actividades anteriores se vuelve una tarea complicada cuando esto se hace bajo un método tradicional donde existe un gran margen de error, pérdidas y retrasos. Y aunque muchas empresas consideran esto dentro de lo normal, ya es posible erradicar esos rezagos.

Hoy en día, se han desarrollado sistemas empresariales como apoyo en la gestión de actividades de cada empresa sin importar su rango o su giro. Misma tecnología que se ha especializado para brindar una efectiva solución a los requerimientos específicos de cada sector, de acuerdo a sus actividades particulares.

Es posible mejorar la planeación y control de la producción gracias al software MRP, el cual aumenta la rentabilidad del negocio debido a que su función se relaciona estrechamente con la cadena productiva de la empresa. Con este tipo de herramientas, la venta de productos se convierte en una satisfacción y deja de ser una obligación.

Con el software MRP es posible optimizar la planeación y control de la producción, así como la programación de esta y el nivel de stocks que requerirán para gestionar todo el proceso de manufactura. Esta solución innovadora cuenta con un diseño que se adapta a la actividad de cada empresa, donde aplica sus tres directrices invariables:

• Mantener una disponibilidad constante de materiales y recursos necesarios para la producción y en consecuencia de ello, asegurar una disponibilidad de productos para los clientes.
• Dar seguimiento al nivel de stock de materiales y productos finales para tener información actualizada conforme se adquieren o producen.
• Gestionar y planificar labores que se relacionan con la cadena de producción, con el levantamiento de órdenes de entrega y compras.

Con un software MRP cualquier empresa logra mejorar su eficiencia y rentabilidad. Este sistema es el mejor aliado a la hora de conocer en tiempo real el nivel del inventario y con base en ello, planificar y estimar los resultados de la producción siguiendo la línea de decisiones que impacten de manera óptima en el retorno de inversión.

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