Las funciones más importantes de un software control de almacenes son:
Funciones de Entrada
Las funciones de entrada son aquellas relacionadas con el ingreso de mercancía al almacén, y se dividen en:
Recepciones
El concepto de recepciones se refiere al momento en que la mercancía entra al almacén. Estas recepciones pueden ser de 3 tipos:
Productos sin paletizar, que deben consolidarse en diferentes contenedores al mismo tiempo que se registran sus códigos y características para poder localizarlos fácilmente en el almacén.
Contenedores con mercancía paletizada, que no requieren consolidación, sino la validación de los atributos logísticos y las cantidades de mercancía para ubicarla en el almacén y rastrearla fácilmente.
Artículos procedentes de devoluciones, que deben pasar por procesos previos a la recepción, como revisiones de calidad para avalar su ingreso y almacenarlos en un lugar especial.
Captura de Datos Logísticos
Los datos logísticos incluyen información específica, como el número de lote de fabricación, fecha de expiración, peso, temperatura de almacenamiento, número de serie, entre otros que permiten la trazabilidad en el almacén.
Estos datos también se conocen como atributos logísticos y permiten identificar, clasificar y rastrear la mercancía de forma eficaz.
Etiquetado de Contenedores y Mercancía
Esta función se complementa con la anterior ya que el software control de almacenes administración de almacén debe tener la capacidad de generar códigos de barras para la impresión de etiquetas para los contenedores y las mercancías individuales que se almacenan. Este etiquetado permite eliminar errores y confusiones en la gestión del stock.
Documentar las recepciones, etiquetas y códigos permite realizar los procesos de salida de forma eficiente, generar informes, mantener actualizada la información en el sistema y saber la cantidad exacta de productos en los almacenes.
Funciones de Ubicación
Las funciones de ubicación son operaciones que permiten localizar rápidamente las mercancías en el almacén para optimizar procesos como la preparación de pedidos, la distribución y los movimientos de carga.
Gestión de la Ubicación Mediante Reglas y Estrategias
Estas funciones se encargan de elegir la ubicación ideal en el almacén para cada tipo de mercancía. El software gestión de almacenes toma en cuenta parámetros para la rotación de productos, el tipo de contenedores o palletes que se usan para consolidar la mercancía, la clasificación de productos, el volumen de las unidades de carga, recomendaciones de seguridad, entre otros factores para garantizar que las mercancías almacenadas se encuentren en condiciones óptimas.
‘Cross-docking’
El cross docking o cruce de andén es una función en la que se recibe la mercancía en el almacén, se abre para registrar y revisar la carga como parte del proceso de control de calidad. Posteriormente, la carga se consolida, se vuelve a embalar y se expide la mercancía a otro lugar (clientes, centros de distribución, sucursales) sin tener que almacenarlas en un depósito intermedio.
Gestión de la Reposición y la Consolidación
Es una función similar al cross docking, en la que se busca agilizar los movimientos de la mercancía en el almacén y reducir costes por almacenamiento. Se lleva a cabo en la preparación de pedidos con poco producto, que se reemplaza con la mercancía de recién ingreso.
Funciones de Control del Stock
Estas funciones se llevan a cabo en la mercancía almacenada para tener información completa del stock, como:
- Visualización de mapa de almacén. Representación gráfica del almacén donde se detallan las ubicaciones de cada producto y características de la mercancía almacenada.
- Gestión de ubicaciones. Función que permite obtener y editar información de las mercancías, como ubicación, dimensiones, características, entre otras.
- Cálculo de rotación de productos. El sistema determina la rotación ideal de las mercancías para evitar pérdidas y optimizar los costos de almacenamiento.
- Recuento e inventario. Tareas programables que permiten gestionar una ubicación o zona del almacén desde el inventario global y generar informes automáticos en caso de inconsistencias y errores.
Funciones de Salida
El software gestión de almacenes no solo se encarga del ingreso y ubicación de las mercancías, también gestiona la salida del almacén para dar seguimiento a los pedidos, asignaciones y calidad. Las funciones de salida son:
- Gestión de preparación de carga. Se encarga de agrupar los pedidos y asignaciones para gestionar la forma en que se ejecutan los pedidos, la asignación de muelles de expedición, operarios, franja horaria de las operaciones, entre otros.
- Gestión de picking. Se encarga de los procesos de preparación de pedidos, como definir al personal asignado para asegurarse de que esta tarea se realice en el menor tiempo posible y con el menor número de movimientos.
- Etiquetado de expediciones. Función en la que se etiquetan los pedidos a través de sistemas similares a los que se usan en la recepción.
- Documentación de expediciones. Funciones en las que se enlistan los productos que componen el pedido, se emite documentación al transportista y se generan informes en caso de discrepancias.
- Cierre de expedición. Con esta función se informa al gestor de la empresa sobre las unidades y referencias de la expedición, la cantidad y tipos de productos despachados para gestionar los procesos administrativos con los clientes.
Funciones en Almacenes Complejos
Las instalaciones de almacenes suelen tener zonas interconectadas o interrelacionadas, por lo que se trata de almacenes complejos, con combinaciones muy variadas y en los que pueden presentarse errores en las funciones de recepción, ubicación y salida.
El ERP de administración de almacenes cuenta con funciones para administrar la apilabilidad de las mercancías, gestionar flujos de entradas y salidas en líneas de producción, administrar varios almacenes con una sola plataforma, entre otras. Por ello, se trata de un sistema versátil, flexible y que permite la personalización de características o funcionalidades durante la implementación
