Factura electrónica. Actualiza tus declaraciones
Por muchos años el modo de emitir facturas fue por medio de papel, pero a partir del 2010 se renovó esta actividad haciendo un proceso más pragmático:
La factura electrónica
Uno de los procesos con mayor impacto en la historia de la humanidad sin duda fue la globalización, ya que revolucionó los procesos económicos, sociales, tecnológicos y empresariales modificando las prácticas en diversos ámbitos a través de la multidisciplinariedad que se logró y que se mantiene en nuestros días.
El sector de negocios obtuvo un impulso significativo desde que introdujo la tecnología en sus múltiples actividades, de las cuales resultó la factura electrónica, la cual hizo de este proceso administrativo una práctica más rápida, segura y efectiva.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura es un documento comercial con el que se registra la venta o la prestación de un servicio, el cual sirve como prueba física de que el pago de la operación ha sido efectuado de manera legal, cubriendo los gastos de los impuestos correspondientes.
La factura electrónica también es conocida como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es el documento que avala un contrato que involucra a un vendedor o prestador de servicios que se compromete a entregar el producto o el servicio solicitado y al mismo tiempo, se obliga al solicitante a garantizar el pago ante las autoridades fiscales.
Por lo tanto, esta transición hacia el área digital cumple la misma función y legalidad al describir el costo de un servicio y los impuestos correspondientes a pagar.
Beneficios de la factura electrónica
Actualmente, la mayoría de las empresas está optando por la factura electrónica debido a que bajo esta modalidad han logrado ahorrar cerca de un 80% en costos de operación, impresión y almacenamiento de estos documentos.
El principal beneficio de una factura electrónica es la diligencia que brinda, lo que ayuda a incrementar la productividad, administrar gastos y resolver las demandas de los clientes de manera más eficaz.
Otros beneficios más específicos que otorga una factura electrónica son:
Seguridad en la emisión
La facturación electrónica ofrece un valor de seguridad superior, ya que es imposible duplicar, modificar o falsificar los datos. En el momento que se detecta una manipulación inadecuada de la información es fácil identificar la acción que se quiere realizar, ya que cada factura electrónica cuenta con un sello individual y un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) como medida de resguardo.
Procesos administrativos esquematizados
Al tratarse de un recurso digital, este apoya en la esquematización de los procesos administrativos. Es decir, se pueden dar de alta distintos documentos dentro del sistema y permite almacenar toda la información fiscal y administrarla para su rápida localización.
Control documental organizado
Una adecuada organización de la información relacionada con productos o servicios, clientes y proveedores es resultado de un control documental adecuado, lo cual favorece la localización de cada factura electrónica en el momento que se requiera.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Contratar un proveedor de facturación electrónica
A través del portal del SAT se puede ingresar al programa que permite realizar facturas digitales. Sin embargo, se vuelve un sistema complejo de manejar cuando requieres varios campos de captura en tus documentos.
Una sencilla solución a lo anterior es contratar un proveedor de facturación electrónica que cuente con su propio sistema, se adapte a tus necesidades específicas y cumpla con los requisitos del SAT:
- Validez y confiabilidad
- Lista de PAC autorizada
Una vez adquirido el sistema de facturación digital, la primera a resolver es cómo hacer una factura electrónica, ya que para poder obtenerla se deben seguir una serie de pasos que define el SAT para avalar este documento.
Cuando los datos fiscales ya están dados de alta por medio del proveedor de facturación electrónica será más sencillo emitir las facturas desde su plataforma, ya que su estructura y formato digital permite capturar todos los campos requeridos por el SAT y de la misma manera, facilita su reconfiguración para su directa administración por usuario.
¿Qué es el CFDI?
CFDI son las siglas de Comprobante Fiscal Digital por Internet, a lo que se le conoce de manera simple como factura electrónica. Es un documento legal regulado por el SAT, el cual garantiza la autenticidad de la identidad del emisor y el receptor de la facturación.
A partir del año 2014, la facturación tradicional comenzó a migrar a los sistemas digitales y brindó a múltiples contribuyentes la capacidad de generar información fiscal o comercial por medio de softwares autorizados, misma que se envía a un PAC para validar el documento y entregar un folio que se incorpora al sello digital del SAT.
Estándares del SAT para una CFDI
Actualmente, se usa la versión 3.3 del CFDI y el SAT liberó el documento en el que desglosa la información de la definición estándar para una factura electrónica. Este documento contiene:
- Elementos o atributos específicos de la versión 3.3.
- Validaciones adicionales que debe efectuar el PAC.
- Secuencia de elementos que integran la cadena original de información.
Esta información define completamente el uso de la nueva versión para emitir facturas electrónicas bajo un soporte que garantice la entrega de estas en tiempo y forma siguiendo los lineamientos del SAT.
Formatos para factura electrónica
Toda factura electrónica que se emite en nuestro país está regulada por el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal publicado el 23 de septiembre de 2010. En sus secciones I B y II C estipula:
El contribuyente que opte por emitir comprobantes fiscales digitales deberá generarlos bajo el siguiente estándar XSD base y los XSD complementarios que requiera, validando su forma y sintaxis en un archivo con extensión XML, siendo este el único formato para poder representar y almacenar comprobantes de manera electrónica o digital.
En otras palabras, cualquier factura electrónica para ser válida debe estar codificada bajo el formato XML con una estructura base XSD. Es posible generar el formato PDF, pero cabe aclarar que, este documento no es considerado formalmente una factura electrónica sino, sólo una representación gráfica con fines de lectura.
Visual México tu opción en factura electrónica
En Visual México avanzamos de manera ecuánime a las innovaciones tecnológicas que se aplican en el sector empresarial e industrial, los cuales laboran bajo un sistema de contabilidad regulado por autoridades gubernamentales que avalan el seguimiento de sus actividades financieras y fiscales.
La factura electrónica está en vigor en nuestro país y como lo mencionamos anteriormente es el documento CFDI que cumple con los estándares que estipula el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal.
Se conocen tres referencias que justifican una factura electrónica: su realización, su emisión y su resguardo en medios electrónicos. Cada una posee un sello digital que representa su validez ante el SAT y funge como resumen del documento.
Un sistema empresarial especializado ayuda a gestionar la contabilidad para mantener siempre actualizadas y disponibles las bases de datos correspondientes a la facturación.
Nosotros ofrecemos Infor CFDI, el cual está integrado con Visual ERP haciendo más eficiente el timbrado de los documentos.
Beneficios de Infor CFDI
Este sistema cuenta con el diseño más actualizado, lo que le permite adaptarse a las particularidades de cada empresa, aplicando los siguientes beneficios en cada uno de sus procesos contables.
- Infor CFDI se vincula directamente con Visual ERP para colocar el sello fiscal de manera sencilla a través de nuestro sistema.
- Es posible realizar, pagar, cancelar, consultar, etc. Cada factura electrónica directamente desde Visual ERP sin necesidad de acceder al portal del SAT.
- Infor CFDI se mantiene vigente a todas las actualizaciones fiscales, por lo que tendrá la seguridad de estar cumpliendo con las obligaciones fiscales actuales.
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Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.
