¿Cómo integrar un ERP en e-commerce para crecer un negocio?

El comercio electrónico es uno de los sectores de mayor crecimiento en la actualidad. Por ello, los propietarios de tiendas en línea necesitan soluciones para hacer más eficientes sus operaciones y brindar experiencias satisfactorias a sus clientes.

Hoy en el blog de Visual México te contaremos cómo la integración de un ERP para e-commerce puede optimizar la gestión empresarial. ¡Quédate a leer!

¿Qué es y por qué usar un ERP en el e-commerce?

Enterprise Resource Management, ERP o sistema de planeación de recursos empresariales es un software que cuenta con las herramientas o funcionalidades para gestionar las actividades diarias de las empresas desde una sola plataforma.

Contabilidad, inventarios, facturación, gestión de riesgos, cadena de suministro, recursos humanos son algunos módulos que forman a los ERP para que las empresas puedan planificar, predecir, presupuestar y generar informes sobre los avances de la organización.

Los sistemas ERP enlazan diferentes procesos empresariales y permiten el flujo de datos entre ellos. Es decir, las empresas pueden centralizar la información y procesos más importantes en una sola plataforma para evitar la duplicación de datos, fomentar la transparencia y optimizar la colaboración ya que todos los usuarios tienen la información actualizada en tiempo real.

Ante el incremento de los mercados digitales, la integración del ERP para comercio electrónico es una necesidad para la gestión óptima de las tiendas en línea. Un ERP incluye funcionalidades para optimizar las relaciones con el cliente, administrar la cadena de suministro, gestionar el inventario, planificar el aprovisionamiento, actualizar los productos disponibles, automatizar las ventas en línea, entre otras funcionalidades.

En resumen, la integración de un ERP para e-commerce permite tener el control total de los procesos, desde la gestión automática de los niveles de stock, los pedidos, la cadena de suministro, el inventario hasta la contabilidad, la facturación y los recursos humanos.

¿Cómo elegir el mejor ERP para una tienda online?

A medida que el comercio electrónico crece, los dueños de tiendas en línea deben buscar formas efectivas de optimizar sus procesos y, ya que tomaron la decisión de implementar un ERP, la siguiente duda es “¿cuál software elegir?”. Veamos a continuación los factores más importantes a tener en cuenta.

ERP desarrollado para el e-commerce

Si bien el ERP integra otras herramientas, una solución para e-commerce permite conectar la tienda en línea al sistema para gestionar de forma automática un gran volumen de pedidos, desde que se solicitan hasta que llegan a su destino.

Control de inventarios

Un ERP para e-commerce también puede ayudar en la gestión de los inventarios en tiempo real, desde el control de la mercancía en tiempo real hasta la conexión con la tienda para automatizar automáticamente la disponibilidad de los productos. Es decir, cuando un producto de la tienda en línea se agotó, no es necesario que una persona actualice la información en la web: el software mostrará al cliente el estatus actualizado en todo momento.

Integración con las herramientas clave

Además de todo lo relacionado con el stock, un ERP para e-commerce debe tener la capacidad de integrar los departamentos clave de la empresa, como logística, marketing, manufactura, entre otros.

Todas las empresas son diferentes y tienen características propias, por lo que la posibilidad de integrar las herramientas o módulos que necesitan es clave para gestionar los procesos relevantes desde una sola plataforma.

Omnicanalidad

La omnicanalidad implica que el ERP podrá conectarse con diferentes herramientas o equipos para optimizar la gestión de la tienda, independientemente del canal que se utilice para interactuar con la empresa. Esto implica que el sistema se actualizará sin importar si los usuarios compran a través de tiendas en línea, redes sociales, marketplaces o en establecimientos físicos.

Esto se logra con un ERP integrado, que brinde la visibilidad completa, en tiempo real de todas las áreas relevantes de la empresa. Por ello, los negocios que venden a través de diferentes canales deben revisar que el ERP pueda integrarse a los canales que manejan.

Escalabilidad

No todos los sistemas ERP crecen junto con las empresas, por ello es importante buscar soluciones escalables, que permitan agregar usuarios, funcionalidades, módulos, almacenes o integraciones para ayudar a que la empresa se expanda.

¿ERP en la nube u On Premise?

Las empresas deben elegir entre implementaciones en la nube, en las que se almacena la información en los servidores del sistema, o implementaciones on premise en las que la empresa tiene control total de la información porque adquiere la licencia y gestionará los datos desde servidores propios.

Ambas son excelentes soluciones y debes analizar cuál es la más conveniente para tu empresa, dependiendo de su tamaño, infraestructura tecnológica y requerimientos de seguridad.

Seguridad

Asegúrate de que el ERP que elijas cuente con los estándares de protección de datos, especialmente respecto a la información confidencial y financiera de los clientes para darles certeza y tranquilidad para comprar.

¿Qué hay que tener en cuenta antes de implementarlo?

Antes de implementar un ERP para comercio electrónico, es importante considerar los siguientes factores:

Análisis de las necesidades del e-commerce

Como mencionamos anteriormente, todas las tiendas son diferentes, tienen características y necesidades propias. Por ello, antes de optar por un software es indispensable analizar los procesos comerciales actuales, identificar cuellos de botella que podrían ser solucionados con un ERP y determinar las funcionalidades que podrían satisfacer los requerimientos de la empresa.

Objetivos comerciales

Antes de tomar la decisión de implementar un ERP debes tener claros los objetivos que buscas con el software: la mejora en la eficiencia operativa, automatizar el inventario, generar flujos de trabajo medibles, centralizar las operaciones en una sola plataforma, entre otros. Además, estos objetivos deben ser realistas con respecto al alcance de la implementación del ERP ecommerce para resolver problemas específicos del sector.

Integraciones

Dentro de los factores a analizar para implementar un ERP se encuentran las integraciones con las plataformas de comercio electrónico y otros sistemas que se utilicen en tu e-commerce para garantizar que los datos fluyan entre el ERP, la tienda en línea, el almacén, la fábrica, el transporte, etc.

Tiempos de implementación y capacitación

La empresa debe considerar que la implementación del ERP requiere tiempo para migrar los datos, crear nuevos flujos de trabajo y capacitar a los usuarios. Si bien la mayoría de los ERP son intuitivos y fáciles de usar, contar con periodos de capacitación es clave para garantizar el éxito con el software.

Retorno de inversión

Es muy importante analizar la relación costo-beneficio de la implementación de un ERP, así como las expectativas en el retorno de inversión. En este análisis no solo se debe considerar el costo de adquisición del software, sino los costos de capacitación, integración, soporte, capacitaciones, módulos e integraciones que la empresa pueda requerir.

De preferencia, debes contar con la asesoría de los proveedores del software que te interese para tener un panorama más amplio de los costos y el retorno de inversión.

Beneficios de la integración de ERP en el e-commerce

La integración de un ERP con un e-commerce conlleva los siguientes beneficios:

Gestión eficiente de los inventarios

La integración del e-commerce con un ERP permite a las empresas mantener el control total de los inventarios, además de hacerlo en tiempo real y con sistemas automatizados para optimizar la gestión de la cadena de suministro.

Evitar los desperdicios

La automatización de los inventarios y cadena de suministro ayuda a minimizar los excesos de inventarios, los errores de aprovisionamiento o de fabricación, lo que evita la generación de desperdicios y garantiza mayor disponibilidad de productos para satisfacer los requerimientos de los clientes.

Ahorro de tiempo

La automatización de procesos no solo incrementa la eficiencia, sino que reduce los errores y ahorra tiempo al quitar carga administrativa a los encargados de las áreas.

Análisis de datos en tiempo real

La centralización de datos permite generar análisis en tiempo real para la toma de decisiones estratégicas, informadas, que pueden filtrarse para generar informes predictivos o históricos para conocer la información sobre ventas, finanzas, rendimiento y así impulsar el crecimiento del negocio.

Mejora del servicio al cliente

Un ERP también puede recopilar la información de los clientes, como historial de compras, preferencias de consumo, consultas con el chat, entre otros. Esto permite ofrecer un servicio de calidad, más personalizado, ágil, responder rápidamente a los requerimientos de los clientes, resolver problemas y brindar sugerencias de productos para la venta cruzada.

Expansión de la empresa

Los sistemas ERP brindan una base sólida para que las empresas puedan escalar y expandirse. Por ejemplo, se pueden integrar canales de venta adicionales, agregar funcionalidades, usuarios, gestionar varias sucursales o tiendas en línea desde una sola plataforma.

Diferencias entre e-commerce y e-business

El comercio electrónico (e-commerce) y los negocios electrónicos (e-business) comparten características, como mantener un mercado digital, pero también tienen diferencias clave que es muy importante conocer:

• Alcance. El e-commerce se refiere a la compra de bienes y servicios a través de internet, mientras que el e-business abarca los procesos de las empresas que pueden realizarse de forma digital, como las finanzas, recursos humanos o contabilidad.
• Actividades. El e-commerce consiste en el uso de plataformas en línea, como tiendas online o marketplaces donde los usuarios pueden comprar productos a través de un carrito de compras digital. Por su parte, el e-business se enfoca en los servicios.
• Enfoque tecnológico. Como mencionamos, el e-commerce se enfoca en las tecnologías para compra de bienes, como tiendas en línea, pasarelas de pago, sistemas de gestión de pedidos, carritos de compra, entre otros. También los e-business pueden implementar sistemas de gestión, como los ERP y CRM.
• Tipos de clientes. El e-commerce en general se enfoca en una gran variedad de clientes, quienes pueden comprar con unos cuantos clics y pagar con tarjetas, transferencias, depósitos en tiendas de conveniencia, entre otras alternativas. Mientras, el e-business se enfoca más en otras empresas, es decir, son servicios B2B.

¿Qué empresas deberían usar un ERP?

El mercado ERP ofrece soluciones adecuadas para todo tipo de empresas, ya sea grandes multinacionales o pymes en crecimiento. En general, las empresas que consideran la integración de un ERP buscan generar procesos óptimos, incrementar la eficiencia operativa, utilizan tecnologías emergentes y que favorecen la transformación digital.

En particular, los ERP para e-commerce son recomendados para empresas que tienen una o más tiendas en línea, aplicaciones, que tienen presencia en marketplaces, en redes sociales y que además manejan grandes volúmenes de mercancías.

Por ejemplo, las grandes cadenas comerciales, que tienen múltiples sucursales e incluso cuentan con alcance nacional, se ven beneficiadas con la implementación de un ERP para optimizar los procesos de inventario, compras y distribución.

 ¿Cuál es el precio de un ERP conectado a tienda online?

La implementación de un ERP depende de factores como la cantidad de usuarios, los módulos o funcionalidades, las integraciones, la cantidad de información a migrar. Además, se debe diferenciar entre los ERP en la nube, que se basan en soluciones de Software as a Service (SaaS) en el que el cliente paga por lo que usa, o una solución On Premise en la que se debe adquirir una licencia.

Por otro lado, es importante asesorarse con el proveedor de software sobre posibles costos adicionales al costo inicial, como las capacitaciones, servicios técnicos, entre otros para definir mejor el presupuesto.

Impulsa tus ventas usando un ERP para comercio online

Esperamos que esta información te sea de utilidad y te ayude a conocer más sobre el ERP para comercio electrónico. No esperes más para comenzar a optimizar los procesos de tu empresa digital a través de una solución robusta, confiable, segura y que te ayudará a incrementar la rentabilidad.

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