¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (WMS)?

Un sistema de gestión de almacenes (WMS, por sus siglas en inglés) es una solución tecnológica diseñada para optimizar y controlar las operaciones de almacenamiento de mercancías. Desde la recepción de productos hasta su despacho, un WMS automatiza los procesos críticos para lograr una administración eficiente, una reducción de costos y una mejora en la satisfacción del cliente.

Hoy en día, contar con un WMS no solo es una ventaja competitiva, sino una necesidad para las empresas que buscan adaptarse a los cambios del mercado y escalar sus operaciones de forma ordenada. Por ello, a continuación te contaremos todo lo que debes saber sobre el WMS: qué es, sus funcionalidades y beneficios para las industrias.

¿Qué es un WMS?

Un software control de almacenes e inventarios es aquel sistema de gestión que te permite mantener unificados y bajo control las prácticas y herramientas que le garanticen a tu empresa el crecimiento que busca. Hoy en día los avances tecnológicos son los que brindan esas oportunidades de crecimiento, por eso es importante contar con ellos para que una vez instalados notes los avances progresivos.

El uso de este software en ocasiones depende del tamaño de la empresa, una compañía pequeña puede comenzar implementándolo mediante hojas de cálculo que mantengan el control de todos los productos y conforme la compañía vaya creciendo, la gestión del almacén se irá perfeccionando para mejorar las actividades en las que se ven implicados proveedores y consumidores.

¿Cómo funciona un WMS?

Un WMS actúa como el cerebro del almacén. Recibe información de los productos recibidos, controla la ubicación exacta de cada artículo dentro del almacén y gestiona la salida de mercancías hacia su destino.

Este software utiliza tecnologías como códigos de barras, RFID y dispositivos móviles para actualizar en tiempo real los movimientos de inventario. Además, ayuda a asignar tareas a los empleados, como surtido de pedidos, reabastecimiento de estantes o auditorías de stock, todo basado en algoritmos que buscan máxima eficiencia.

Entre sus funciones se encuentran:

• Registro automático de entradas y salidas de inventario.
• Asignación óptima de ubicaciones de almacenamiento.
• Control de lotes, series y fechas de caducidad.
• Generación de reportes en tiempo real.
• Integración con sistemas ERP, CRM o SCM.

Beneficios del sistema de gestión de almacén

Implementar un sistema de gestión de almacenes trae múltiples ventajas estratégicas y operativas, entre ellas:

• Optimización de tiempos. Los empleados pueden localizar productos de forma rápida y precisa, acelerando procesos de picking, embalaje y despacho.
• Incremento de la satisfacción del cliente. Al mejorar la velocidad y precisión en la entrega de productos, aumentan la confianza y fidelización de los clientes.
• Visibilidad en tiempo real. El WMS permite monitorear el inventario en todo momento, detectar movimientos irregulares y actuar de forma inmediata ante robos, errores o desperdicios.
• Optimización del espacio. Ayuda a mejorar la distribución interna del almacén, aumentando la capacidad de almacenamiento disponible mediante diseños eficientes y estratégicos.
• Reducción de costos. Minimiza las pérdidas por daños, mermas o productos obsoletos, además de disminuir gastos operativos gracias a procesos automatizados.
• Mejora en la planificación y toma de decisiones. Ofrece reportes detallados que permiten proyectar necesidades de inventario, analizar la rotación de productos y optimizar la estrategia logística.
• Mayor control operativo. Facilita la gestión de lotes, series, fechas de caducidad y otras variables críticas que garantizan una mejor administración de los productos.

Características de un WMS

Un buen sistema de gestión de almacenes se caracteriza por permitir las siguientes funcionalidades:

• Acceso en tiempo real a datos de inventario.
• Integración con dispositivos móviles y escáneres de códigos de barras.
• Administración de múltiples almacenes o ubicaciones.
• Gestión de órdenes de compra, pedidos y devoluciones.
• Funcionalidades de picking, packing y shipping.
• Capacidad de integración con sistemas ERP, CRM y SCM.

Funciones del sistema de gestión de almacenes

Un WMS es una herramienta fundamental en la logística moderna, ya que actúa como el cerebro operativo que coordina y optimiza cada movimiento dentro del almacén. Desde el momento en que la mercancía cruza el umbral hasta que se expide al cliente, el WMS realiza una serie de funciones críticas para asegurar la eficiencia, la precisión y la rentabilidad de toda la cadena de suministro:

• Registro y ubicación automática de productos.
• Optimización de rutas internas para picking.
• Gestión de stock de seguridad y reabastecimientos.
• Control de inventarios cíclicos o completos.
• Preparación de pedidos y gestión de envíos.
• Administración de devoluciones y reclamaciones.
• Generación de reportes y KPIs de desempeño logístico.

Tipos de sistema de gestión de almacenes

Dependiendo de las necesidades y tamaño de la empresa, existen distintos tipos de WMS:

WMS Autónomo / independiente

Un WMS autónomo es una solución desarrollada por el equipo de TI de las empresas por lo que se enfoca exclusivamente en las operaciones del almacén, sin depender de otros sistemas empresariales.

WMS en la nube

Este tipo de sistema opera completamente a través de plataformas cloud, eliminando la necesidad de infraestructura física como servidores propios. Permite acceder a la información del almacén en tiempo real desde cualquier lugar con conexión a internet. Es ideal para empresas en expansión, operaciones multinacionales o compañías que buscan flexibilidad y minimizar costos de TI.

Ventajas:

• Actualizaciones automáticas de software.
• Acceso remoto 24/7 desde cualquier dispositivo.
• Escalabilidad sencilla para adaptarse al crecimiento del negocio.
• Reducción de costos en infraestructura y mantenimiento.

WMS basado en SCM (Supply Chain Management)

Este tipo de WMS forma parte de un sistema más amplio de gestión de la cadena de suministro. Integra no solo las operaciones de almacén, sino también la planificación de la demanda, la gestión de proveedores, el transporte y la logística de distribución. Es una excelente opción para empresas medianas y grandes que necesitan una gestión integrada de toda su operación logística.

WMS con ERP

En este modelo, el sistema de gestión de almacenes forma parte de un módulo dentro de un ERP, como Infor. La gestión de inventarios se encuentra directamente conectada con módulos de finanzas, compras, ventas, producción, entre otros.

Ventajas:

• Flujo de información unificado entre todas las áreas de la empresa.
• Mayor precisión en los datos y reducción de errores administrativos.
• Automatización de procesos contables y logísticos.

Ideal para organizaciones que buscan la máxima eficiencia operativa y financiera integrando todas sus funciones bajo una misma plataforma.

Softwares de gestión de almacenes

Son aplicaciones desarrolladas por proveedores especializados que ofrecen soluciones flexibles para diferentes tipos de industria. Estos softwares permiten una gran adaptabilidad, pudiendo configurarse a medida según las particularidades del negocio, tipo de productos o flujos logísticos.

Ventajas:

• Alta personalización según las necesidades del cliente.
• Acceso a funcionalidades específicas como control de lotes, picking por voz, integración con IoT, entre otros.
• Escalabilidad modular.

Proceso de la gestión de almacenes

La gestión de almacenes sigue un flujo estructurado de actividades:

• Recepción. Verificación de la mercancía recibida y su registro en el sistema.
• Ubicación. Asignación de un espacio específico dentro del almacén.
• Almacenamiento. Registro del acomodo de los productos siguiendo estrategias de optimización de espacio.
• Picking. Registro de la recolección de productos según las órdenes de venta.
• Embalaje. Asignación de tareas de preparación y empaque de los productos.
• Envío. Gestión del despacho de mercancía al cliente o destino final.
• Inventario. Auditorías periódicas para asegurar la concordancia entre registros y existencia física.

¿Cómo elegir un sistema de gestión de almacenes?

Para seleccionar el WMS más adecuado para tu empresa, considera los siguientes factores:

• Tamaño y complejidad de tu operación.
• Integración necesaria con otros sistemas existentes.
• Escalabilidad futura para acompañar el crecimiento del negocio.
• Facilidad de uso e implementación.
• Costos asociados (licencias, mantenimiento, capacitación).
• Funcionalidades específicas que atiendan tus procesos clave.
• Reputación y soporte técnico del proveedor.

Una vez que lo integras en tu forma de trabajo podrás notar los avances y potenciar la efectividad de las actividades del almacén de tu empresa, en otras palabras, este tipo de software empresarial te ayudará a gestionar tu almacén aumentando la productividad y minimizando las pérdidas. Adquirirlo no representa un gasto, es más bien una inversión necesaria que te ayuda a llevar un paso adelante tu compañía.

En Visual México somos expertos en la implementación de soluciones de software de clase mundial como Software WMS. Te ayudamos a optimizar la gestión de tu almacén, mejorando el control de inventarios, reduciendo errores operativos y aumentando la eficiencia logística.
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