Razones para no gestionar los activos de tu empresa con Excel

Hoy en día, muchas empresas aún utilizan Excel para gestionar sus activos, pero confiar en una herramienta de hojas de cálculo para un proceso tan crítico puede poner en riesgo la eficiencia, la seguridad y el crecimiento de tu organización.

Si te preguntas por qué no usar Excel para gestión de activos de tu empresa, quédate a leer porque hoy en el blog de Visual México te presentaremos las principales razones.

Riesgos de gestionar activos con Excel

Si bien Excel es una herramienta ampliamente utilizada para la gestión de datos, su uso para la gestión de activos presenta riesgos significativos que pueden llevar a errores costosos, ineficiencias y falta de visibilidad en los activos de una organización.

Excel no fue creado para la gestión de activos empresariales

Aunque Excel es una herramienta informática versátil, fue diseñada para efectuar tareas de cálculo básicas, no para administrar procesos complejos como la gestión de activos empresariales, mantenimiento preventivo o control de inventarios.

Por esta razón, la gestión manual en Excel está expuesta a errores humanos: celdas mal copiadas, fórmulas equivocadas, datos desactualizados o registros duplicados que pueden tener consecuencias graves en la operación de la empresa.

Vulnerabilidad de los datos

Los archivos de Excel suelen estar almacenados de forma local en las computadoras de los colaboradores o en plataformas no seguras, que no suelen tener protocolos de protección de datos necesarios para resguardar información financiera, operativa o confidencial.

Riesgo de incumplimiento normativo

El manejo inadecuado de la información empresarial puede generar incumplimiento de normativas legales o fiscales ante las auditorias que se realizan normalmente, resultando en multas y sanciones que podrían afectar seriamente la reputación y finanzas de la empresa.

Falta de integración con otros sistemas

Excel opera de forma aislada. No se conecta de manera nativa con sistemas informáticos como ERP, CRM o plataformas de contabilidad, lo que impide tener una visión integral y actualizada del negocio.

Limitaciones de crecimiento empresarial

A medida que las empresas crecen, la complejidad de administrar los activos y los procesos aumenta. Excel simplemente no puede escalar de manera segura y eficiente para gestionar grandes volúmenes de información ni flujos de trabajo colaborativos.

¿Cómo optimizar la gestión de activos empresariales?

La mejor manera de optimizar la gestión de tus activos es a través de un software especializado. Un sistema de planificación de recursos empresariales permite:

• Centralizar información en tiempo real: Todos los activos de la empresa quedan registrados en una sola plataforma, accesible de manera segura para los usuarios autorizados.
• Automatización de procesos: El software permite programar mantenimientos, gestionar renovaciones de activos y automatizar reportes de rendimiento, reduciendo la carga administrativa.
• Trazabilidad y control: Cada movimiento de los activos (adquisición, mantenimiento, baja) queda registrado, facilitando auditorías y cumplimiento de normativas.
• Análisis y toma de decisiones: Gracias a dashboards y reportes avanzados, los responsables de la empresa pueden analizar el estado de los activos y tomar decisiones basadas en datos reales.
• Integración total: El software se conecta con sistemas financieros, de compras y de inventarios, generando una visión 360° de la operación.
• Escalabilidad: Conforme tu negocio crece, el software se adapta a nuevas necesidades sin poner en riesgo la eficiencia ni la seguridad.

¿Cuál es el mejor software para gestión de activos?

HxGN EA, antes conocido como SoftExpert EAM, es uno de los sistemas de gestión de activos empresariales líderes en el mercado. Diseñado para mejorar el desempeño de los activos, SoftExpert EAM permite:

• Gestionar el ciclo de vida completo de los activos.
• Planificar mantenimientos preventivos y correctivos.
• Optimizar costos de operación y prolongar la vida útil de los activos.
• Asegurar el cumplimiento de regulaciones y normativas.
• Con su enfoque basado en la nube y capacidades de movilidad, Infor EAM se adapta perfectamente a las necesidades de empresas de cualquier tamaño.

¿Cómo implementar un software para la gestión de activos?

La implementación de un software requiere de un proceso estructurado:

• Diagnóstico inicial. Identificar necesidades específicas y mapear procesos actuales.
• Selección de la solución de software adecuada. Elegir el software que mejor se adapte a los objetivos y la industria de la empresa.
• Configuración y personalización. Ajustar la plataforma según los flujos de trabajo, roles de usuarios y reglas de negocio.
• Capacitación al equipo. Formar a los usuarios clave en el uso eficiente del software.
• Puesta en marcha y soporte continuo. Acompañar el arranque operativo y brindar asistencia para resolver incidencias y garantizar el éxito a largo plazo.

¡Visual México te ayuda a transformar la gestión de tus activos empresariales!

En Visual México somos expertos en la implementación de soluciones de software de clase mundial como SoftExpert EAM. Te ayudamos a modernizar la gestión de activos de tu empresa, optimizando procesos, aumentando la eficiencia y asegurando el cumplimiento de normativas.

¡No pongas en riesgo tu información ni tu crecimiento! Contáctanos hoy mismo al correo contacto@visualmexico.com.mx o a través del formulario y descubre cómo podemos acompañarte en tu transformación digital.

Ing. Fernando Melchor

Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.