Los inventarios, un excelente alíado para tu empresa

 

Los inventarios son un elemento clave de cualquier empresa debido a que estos incluyen materias primas, materiales, productos en proceso y productos terminados para ser distribuidos. Es decir, el inventario representa una significativa parte del capital en forma de material, es por ello que una óptima gestión y un adecuado control de él, permite a la compañía atender a las demandas del mercado comercial.

¿Qué es un inventario?

 Un inventario o stock se conforma de todos los bienes tangibles y en existencia, con disponibilidad inmediata para su transformación, consumo o venta, los cuales de acuerdo a su función y a su nivel dentro de la cadena de producción proyectan su potencial y proporcionan beneficios a la empresa.

Por otra parte, también se le conoce como inventarios a la parte administrativa que se encarga de comprobar que coincidan las cantidades del almacén con las que se tienen en un registro documental para mantener un control de los distintos artículos.

La gestión de inventarios es indispensable para garantizar el óptimo funcionamiento de una empresa. Por ello, son considerados como una herramienta básica que sustenta el flujo de la cadena de suministro.

Tipos de inventarios

Existe una gran variedad de inventarios, los cuales se pueden clasificar de acuerdo a sus objetivos concretos.

Inventarios según su forma

• Inventarios de materias primas

Dentro de este tipo se ubican los insumos y materias primas con las que se elaboran los productos, pero que no han pasado por el proceso de transformación.

• Inventarios de productos en proceso

Son aquellos bienes que se encuentran en proceso de manufactura, su transición conduce a la producción de productos terminados. El conteo de ellos comprende cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación.

• Inventarios de productos terminados

Artículos que son el resultado de la cadena de producción y están listos para la venta y adquisición por parte del cliente.

• Inventarios de suministros de fábrica

Se emplea para conocer los materiales que ayudan en la elaboración de productos, pero con la particularidad que no les permite ser cuantificados de manera exacta.

• Inventarios de mercancías

Son los bienes con los que cuenta la empresa para vender directamente sin que estos hayan pasado por un proceso de transformación o producción.

Inventarios según su función

• Inventarios de seguridad o reserva

Son bienes que se emplean en casos de emergencia cuando se presentan situaciones no planeadas en la producción o cuando la demanda se incrementa de manera diligente.

• Inventarios de desacoplamiento

Este tipo de inventarios se requieren cuando existen dos operaciones cuyas tasas de producción no poseen la capacidad de sincronizarse.

• Inventarios en tránsito

Se relacionan con el estatus de la cadena de valor por la que pasan todos los materiales y productos levantados en pedido, pero no han sido entregados a la empresa.

• Inventarios de ciclo

Son el resultado de la sobreproducción que ha sido llevada a cabo con el objetivo de reducir costos por unidad de compra. Su principal característica es que siempre es una cantidad mayor a la de la demanda actual.

• Inventarios de previsión o estacionales

Proviene de la producción que rebasa los requerimientos en época de demanda baja, con la finalidad de cubrir las cantidades en épocas de alta demanda.

Inventarios según la logística

• Inventarios en ductos

Se encuentran entre los niveles del canal de suministros que se requieren en las operaciones de manufactura.

• Inventarios de existencias para especulación

Los productos y materias primas se adquieren para especular precios y a su vez para contemplar los requerimientos de la producción en posibles aumentos de la demanda en momentos concretos.

• Inventarios de existencia de naturaleza regular o cíclica

Son aquellos que se necesitan para satisfacer la demanda promedio en el tiempo de reaprovisionamiento sucesivo.

• Inventarios de existencias de seguridad

Estos se pueden establecer como recurso de protección que responde a la variabilidad de la demanda de existencias y el tiempo de resurtir el stock.

• Inventarios de existencias obsoletas, muertas o perdidas

Dentro de este tipo se ubican los productos que por diversas circunstancias (caducidad, deterioro o robo) ahora son merma, no pueden ser distribuidos y por lo tanto, son pérdidas.

Otras clases de inventarios

• Inventarios físicos

Es la lista que corrobora la existencia de los productos y las materias primas que se encuentran en almacén. Ayudan a verificar su estado y definen su estatus.

• Inventarios mínimos

Se refiere a la cantidad mínima de artículos disponibles en el almacén que son necesarios para cubrir la demanda actual de los clientes. Sin embargo, tienden a aumentar.

• Inventarios máximos

Permiten conocer y establecer la cantidad máxima de mercancía que se puede almacenar, ya que un aumento desmesurado puede significar aumentos en los costos de almacenaje, así como la merma de activos.

¿Por qué es útil mantener inventarios?

En una empresa el inventario es imprescindible y mantener una óptima gestión ayuda a tomar decisiones que impactan directamente la cadena de producción y la competitividad que refleja su capacidad de atender a la demanda del mercado en tiempo y forma.

Los motivos más relevantes que determinan la importancia de levantar y mantener un inventarios son:

1. Capacidad de predicción. Los inventarios ayudan a planear un cronograma de producción, el cual es necesario para determinar la cantidad de materia prima y suministro, y mantener un equilibrio entre lo que se requiere y lo que será procesado.
2. Fluctuaciones en la demanda. No siempre se sabe con exactitud la cantidad de bienes que se requieren. No obstante, siempre se debe contar con una reserva de inventario que atienda a tiempo a la demanda de los clientes o de la producción.
3. Inestabilidad del suministro. Los inventarios apoyan a una empresa en la falta de confiabilidad por parte de los proveedores o cuando es difícil asegurar la existencia de un producto por motivo de escasez.
4. Protección de precios. Cuando se compra la cantidad exacta de inventario que ayuda a cubrir la demanda se erradican las compras adicionales que impactan en la inflación de costos.
5. Descuentos por cantidad. Generalmente cuando se compra en grandes cantidades se obtienen descuentos significativos.
6. Menores costos de pedido. Cuando se compra una cantidad mayor de un artículo, pero con menor frecuencia, los costos son menores a comprar frecuentemente en cantidades pequeñas, esto a futuro resulta en un gasto mayor. Lo recomendable es expedir órdenes de compra globales ajustadas a las fechas de salida y recepción de las unidades en existencia.

Sistemas de contabilización de inventarios

Para mantener un adecuado control de los inventarios existen sistemas de contabilización, los cuales generan beneficios en los procesos comerciales y financieros.

Existen dos sistemas básicos:

Sistema de inventarios periódicos

Bajo este método la empresa no realiza un registro continuo del stock, sino más bien efectúa el conteo de existencia al término de un periodo y los resultados se reflejan en un informe financiero.

Este sistema se caracteriza primordialmente por:

• Su costo es elevado en cuanto se requiere detener la actividad de la compañía para contabilizar la mercancía, lo cual implica un dispendio significativo de recursos.
• No se conoce con exactitud las existencias en todo momento, Por lo tanto, no es posible llevar un seguimiento ni una política de productos.

Sistema de inventarios permanentes

Con este sistema es posible tener un registro continuo de las existencias y los costos de los productos o mercancías que se han vendido.

El método perpetuo señala las siguientes ventajas:

• Ayuda a reducir costos y ofrece mejor servicio al cliente.
• Facilita el censo físico cuando se lleva a cabo una verificación del inventario.
• Optimiza el control de los artículos y la aplicación de técnicas de productos al contar con información en tiempo real de los niveles de inventarios, rotaciones, evolución de los precios, etc.

Métodos de valuación de inventarios

Es de gran utilidad conocer los métodos de valuación de inventarios que existen, así como sus fundamentos y particularidades, ya que estos fijan el punto de producción que se tiene en un periodo.

Dentro de los métodos más destacados están:

Método FIFO o PEPS

Su modo de acción se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Se adapta a la realidad del mercado empleando una valoración de costos recientes.

Método LIFO o UEPS

Determina que todas las mercancías que entran al último son las primeras en salir, esto mantiene un valor estable del inventario cuando ocurre una alza de precios.

Método del costo promedio aritmético

Se realiza por medio de una operación aritmética de la cual, el resultado es la media de los precios unitarios de los artículos.

Método del promedio armónico o ponderado

Se calcula ponderando los precios de las unidades adquiridas para posteriormente dividir los importes totales entre el total de las unidades.

Método del costo promedio móvil o del saldo

De acuerdo con las variaciones de entradas y salidas por compra o venta, se calcula el valor de la mercancía y se obtienen promedios sucesivos.

Método del costo básico

Se determinan valores fijos a las existencias mínimas. Es un método similar al LIFO, con la diferencia que este se aplica únicamente a la cantidad de inventario mínimo.

Método del precio de venta al detal

Permite realizar la estimación de los inventarios en el momento que se desee. El inventario físico se aplicará basado en los precios de venta marcados en los artículos.

Costo de mercado o el más bajo

Se toma como referencia el precio inferior de las existencias manteniendo el principio contabilístico del conservadurismo que no anticipa beneficios ni prevé pérdidas.

Software control de inventarios

En Visual México contamos con un software control de inventarios con el cual las empresas pueden incrementar su productividad, ya que está diseñado para optimizar el rendimiento de las políticas de abastecimiento de productos y mercancías gracias a su plataforma integral que ayuda en la planeación de los requerimientos de los materiales.

Con el software control de inventarios se obtiene:

Seguridad

Posibilita llevar un conteo de cada uno de los artículos que se encuentran disponibles en almacén gracias a su facilidad de uso, que permite mantener un control de las existencias, evitar extravíos y optimizar la calidad de los pedidos.

Pedidos

Con este sistema se puede conocer el estatus de los artículos, tanto las cantidades como la ubicación exacta de cada uno. Esto facilita la realización de los pedidos y compras, reduciendo gastos innecesarios y generando una inversión oportuna y útil.

Informes

Este software empresarial permite registrar toda la información que detalla cada producto, la cual se vuelve la base de los informes que genera para cada empresa y de acuerdo al modo de ventas en el que se implementa, tanto en negocios tradicionales como virtuales.

Mantener un control y un rendimiento superior en los movimientos de inventario ahora es posible con Visual México.