🧩 Por qué no usar hojas de cálculo para el sistema de Gestión de Calidad
Sin duda, el surgimiento y popularización de Excel renovó la forma de trabajar en la mayoría de las industrias. La aparición de tablas dinámicas, fórmulas, operaciones matemáticas básicas, así como las funciones de búsqueda y referencia agilizó la gestión en muchas empresas.
Sin embargo, a mitad de esta década, el uso de hojas de cálculo ha sido rebasado por las crecientes necesidades de las organizaciones, especialmente en áreas críticas como el control de calidad.
Hoy en el blog de Visual México te contaremos por qué no usar hojas de cálculo para el sistema de calidad y cuáles son las alternativas para incrementar la eficiencia en esa área. ¡Comencemos!
📊 Repaso por Excel y sus funcionalidades
Excel es un programa de hojas de cálculo que permite organizar, analizar y visualizar datos. Su sistema de hojas de cálculo es una estructura de filas y columnas infinitas para la organización de un gran volumen de datos.
En las empresas, el uso de hojas de cálculo se volvió prácticamente obligatorio para la organización de la información de distintas áreas, el análisis de datos y la generación de reportes personalizados.
Sin embargo, las empresas grandes, con actividades complejas y el manejo de grandes volúmenes de datos pueden tener dificultades si siguen trabajando con las hojas de cálculo debido a problemas como la falta de automatización, el trabajo manual y la falta de colaboración con otros equipos de trabajo.
Así mismo, la seguridad de los archivos siempre es vulnerable, al no haber un control estricto sobre la edición de las hojas y celdas, además de que los archivos se pueden compartir fuera de la empresa, descargas no autorizadas o incluso la eliminación de los mismos sin el permiso del resto del equipo de trabajo.
🎯 Control de calidad: área crítica en las empresas
El control de calidad es una de las áreas críticas de las empresas porque se enfoca en garantizar que los productos y servicios cumplan con los estándares de calidad del sector. Este departamento abarca procesos y técnicas que se implementan en las diferentes etapas de la producción para detectar posibles errores o cuellos de botella, aumentar la eficiencia operativa, reducir costos, cumplir con los requisitos de calidad, entre otras funciones.
Sin embargo, Excel tiene limitaciones importantes que lo hacen una herramienta obsoleta para el control de calidad. Profundicemos en ellas, a continuación.
📌 Razones para no usar Excel para el Sistema de Gestión de Calidad
El control de calidad en una empresa requiere soluciones ágiles, automatizadas y escalables, que se adapten a los requerimientos del sector. Por ello, las hojas de cálculo pueden ser obsoletas y reducir la eficiencia.
Las razones para no usar Excel para el control de calidad son:
🛠️ Procesos manuales
Si bien Excel permite un grado de automatización, como en el cálculo de sumas y la captura de datos, fórmulas e informes y otros archivos se deben generar de forma manual. Esto provoca que el personal dedique mucho tiempo en procesos que pueden automatizarse para hacerlos más eficientes y en menos tiempo.
📉 Baja en la productividad
El trabajo administrativo de captura de datos o generación de informes puede causar una baja en la productividad porque los colaboradores deben dedicar más tiempo en tareas como la manipulación de datos o la importación y exportación de archivos.
🔍 Falta de transparencia y colaboración
Aunque las hojas de cálculo se pueden compartir por aplicaciones en la nube, los datos no siempre se sincronizan en tiempo real de forma automática. Esto implica que los empleados trabajen con información no actualizada, que no se tenga acceso a los archivos de trabajo o que haya silos de datos y se encuentren en diferentes computadoras, lo que limita aún más la accesibilidad.
🧠 Complejidad en la gestión
Una hoja de cálculo tiene filas y columnas ilimitadas, característica que las ha hecho útiles en diversos sectores. Sin embargo, en los procesos de Gestión de Calidad pueden requerirse más de 200 filas, lo que puede hacer aún más complejo el seguimiento de los procesos. Además, el peso del documento hace que sea muy tardada la carga del mismo, retrasando el trabajo de los usuarios notablemente.
Un documento con tantas filas dificulta la visualización correcta de la información, complicando su uso y análisis.
Esta complejidad está directamente relacionada con errores de captura, información no actualizada, fórmulas mal planteadas, entre otros que provocan retrasos en la Gestión de Calidad.
🔐 Errores de seguridad
Las empresas que siguen utilizando Excel tienen problemas de seguridad ya que estos programas se manejan desde las computadoras de los empleados, que no siempre cuentan con mecanismos de bloqueo y confidencialidad, poniendo en riesgo la información que se maneja en las hojas de cálculo.
✅ ¿Qué sí funciona? Un software de Gestión de Calidad (QMS)
Un software de Gestión de Calidad (QMS), Quality Management System por sus siglas en inglés, es una herramienta informática que permite la automatización y la instauración de procesos más eficientes que se adapten a las normas de producción, al ahorro de costos y optimización de recursos para que las empresas aumenten su competitividad y la satisfacción de sus clientes.
Entre las funciones del software de Gestión de Calidad encontramos:
- Automatización de tareas repetitivas
- Centralización de los datos
- Gestión documental
- Detección temprana de errores
- Creación de flujos de trabajo
- Mecanismos de seguridad y confidencialidad de los datos
- Informes automáticos
- Cumplimiento de normas como la ISO 9001 que son indispensables para el acceso a mercados nacionales e internacionales
🚀 ¿Cómo implementar un software de Gestión de Calidad?
- Hacer un análisis de los requerimientos puntuales del área de Calidad
- Investiga entre las diferentes opciones de software
- Elige a un partner especializado
- Selecciona módulos o funcionalidades del sistema
- Capacita a tu personal
- Monitorea constantemente los procesos
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Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.
