Soluciones ERP para grandes empresas

Las grandes empresas son organizaciones que tienen más de 100 trabajadores, facturan millones de pesos por año, cuentan con múltiples departamentos o áreas que toman las decisiones comerciales y vigilan que se alcancen los objetivos de la compañía, entre otras características.

Entre más grande es una organización, más complejo es su funcionamiento y la supervisión de los procesos y el estado financiero puede volverse imposible, especialmente si se tienen diferentes sucursales o divisiones.

En la actualidad, los sistemas ERP para grandes empresas se han convertido en una de las herramientas más importantes para favorecer la transparencia de la información, optimizar procesos y crear flujos de trabajo automatizados, que agilicen los procesos en todas las áreas.

Hoy en el blog de Visual México te contaremos qué es un sistema ERP para grandes empresas, sus funcionalidades, características y cómo harán que tu empresa sea más rentable. ¡Sigue leyendo!

Funcionamiento de un ERP en empresas grandes

El funcionamiento de un sistema ERP para grandes empresas se basa en:

Centralización de datos

El sistema de planificación empresarial o ERP es una solución integral, es decir, unifica toda la información de los procesos y departamentos de la empresa en una sola plataforma. De este modo, los encargados de las áreas críticas pueden acceder a la base de datos desde cualquier lugar, donde encontrarán información actualizada en tiempo real.

Automatización de procesos

El funcionamiento de un ERP se basa en la automatización de los procesos más importantes de las empresas para reducir carga administrativa al personal, generar flujos de trabajo, reducir errores y acelerar el tiempo de trabajo. Esta automatización permite el intercambio de información en tiempo real entre departamentos para que se tomen decisiones rápidas y certeras basadas en datos.

Modelo modular

El tercer pilar del funcionamiento del ERP es el sistema modular, es decir, las áreas de la empresa se dividen en módulos de gestión independientes, que se pueden implementar con base en las necesidades de la organización para gestionar las áreas y procesos más importantes.

Entre los módulos de ERP más comunes se encuentran: módulo de finanzas y contabilidad, logística y transporte, recursos humanos, producción, inventario y ventas.

Escalabilidad

La escalabilidad en un ERP significa que tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de la empresa y crecer con ella. Es decir, conforme pasa el tiempo y se implementan nuevos procesos y departamentos, se puede ampliar el ERP con otros módulos para responder a los requerimientos de la organización.

Características de un ERP para empresas de gran tamaño

Si bien las características y funcionalidades de un ERP para grandes empresas son muy similares a los que tienen las pymes, hay algunas diferencias:

Seguridad robusta

Las grandes empresas manejan una cantidad muy grande de información, así como datos confidenciales que no deben caer en las manos de cualquiera. Por ello, los ERP deben contar con sistemas de seguridad robustos, que garanticen que la información estará encriptada y no podrá ser robada.

Por otro lado, estos sistemas tienen varias capas de seguridad ya que los usuarios tienen diferentes rangos de acceso y no pueden ver más que la información que tienen autorizada, de modo que los datos quedan protegidos contra accesos no autorizados, filtraciones y posibles ciberataques.

Análisis avanzados y en tiempo real

Los sistemas ERP permiten la generación de análisis e informes con los datos actualizados y en tiempo real. Por su parte los ERP para grandes empresas suelen contar con funciones de inteligencia artificial y machine learning para proporcionar herramientas de análisis avanzadas, que permitan hacer análisis predictivos y proyectivos para anticiparse a la demanda o a los cambios en el mercado y tomar decisiones estratégicas.

Disponibilidad de la información

Un ERP para grandes empresas debe ser confiable, estar disponible 24/7, permitir el acceso a la información siempre que se necesite y ofrecer opciones de recuperación de datos.

Soporte global

Las grandes empresas suelen tener sucursales o divisiones en diferentes ciudades, estados e incluso países. Por ello, el ERP debe ofrecer soporte global para atender los requerimientos de la organización en diferentes idiomas y zonas horarias.

Beneficios del sistema ERP en grandes empresas

La implementación de un ERP en las grandes empresas conlleva los siguientes beneficios:

• Innovación. Las empresas que optan por la implementación de un ERP pueden encontrarse en innovación constante al introducir nuevas tecnologías que les permitan tener procesos automatizados, transparentes y eficientes.
• Mejores prácticas de negocio. La implementación de un ERP permite tener mejores prácticas financieras, contables y empresariales en general, al acelerar los tiempos de trabajo, facilitar el intercambio de información y promover la transparencia.
• Ahorro en gastos administrativos. Al implementar un ERP en la nube, las empresas ahorran en el costo inicial de una licencia de software, por lo que evitan los costos en TI y personal especializado ya que la actualización y mantenimiento del software son por parte del proveedor.
• Centralización y control interno. Las empresas que optan por la compra de licencia de software pueden centralizar todos los procesos y archivos en un sistema único, seguro y al que solo tendrán acceso los empleados de la compañía.
• Funcionalidades especializadas. Los módulos del ERP permiten acceder a funcionalidades específicas para cada departamento, con lo que se pueden agilizar los procesos, estandarizarlos, evitar silos de datos, compartir información con departamentos relacionados y simplificar los flujos de trabajo.
• Acceso a la información estratégica en tiempo real. Los sistemas ERP modernos permiten acceder a toda la información de la empresa desde una misma plataforma, generar informes y reportes en tiempo real, obtener estadísticas de rendimiento y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
• Soluciones móviles. Los ERP en la nube proporcionan acceso desde diferentes dispositivos, incluyendo tabletas y celulares, por lo que los colaboradores pueden ingresar a consultar la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, la interfaz de estos sistemas se adapta a las diferentes pantallas para garantizar la eficiencia.
• Acceso a tecnologías inteligentes. Los ERP modernos incorporan tecnologías como Inteligencia Artificial (AI), machine learning (ML), automatización robótica de procesos (RPA) e internet de las cosas (IoT) para automatizar dispositivos, sensores o maquinaria para alimentar con información a los departamentos conectados. Esto permite automatizar tareas en áreas como los almacenes para tener mejor control del inventario, o bien, en los procesos de fabricación para dar seguimiento cercano a la producción.
• Recuperación de datos. Además de la seguridad de estos sistemas, los ERP permiten la recuperación de la información en caso de hackeo o robo interno de datos, por lo que se reducen los riesgos relacionados con un entorno de múltiples usuarios.
• El crecimiento empresarial es difícil de pronosticar. Por ello, los ERP son escalables y flexibles, lo que significa que se puede añadir módulos, usuarios y funcionalidades para que el software crezca al mismo nivel que la empresa, sin la necesidad de adquirir nuevos programas.
• Visión 360°. Para los equipos de trabajo donde se requiere colaboración entre ellos, es muy importante contar con una visión de 360° para mantenerse al día con todos los procesos relacionados. Asimismo, los directivos pueden tener una visión completa del estado de la empresa para tomar decisiones estratégicas y que favorezcan la rentabilidad de la empresa.

Selección e implementación del mejor ERP para grandes empresas

Elegir e implementar el mejor sistema ERP para una gran empresa es una decisión crucial que requiere un análisis y una planificación cuidadosos. El éxito de este proceso depende de varios factores clave:

• Definir claramente los objetivos y necesidades de la empresa.
• Identificar áreas de mejora, problemas recurrentes y oportunidades de optimización
• Investigar y comparar diferentes soluciones ERP, considerando factores como la funcionalidad, la escalabilidad, la seguridad, la facilidad de uso y el costo total de la implementación.
• Elegir al partner o consultor de software para la implementación del software y, en conjunto, definir la metodología de implementación que incluya fases de planificación, configuración, pruebas y capacitación.

Razones por las que una empresa grande necesita un ERP

Si tu empresa aún no cuenta con un ERP, a continuación te contaremos las razones para implementarlo lo antes posible:

Eliminación de silos de información

La implementación de un ERP rompe con los silos de información que se generan en los departamentos, integrando datos de finanzas, contabilidad, cadena de suministro, producción, recursos humanos, gestión de proyectos, entre otros, en una plataforma centralizada.

Visión unificada del negocio

La centralización de los datos permite tener una visión unificada y en tiempo real de todas las operaciones de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas oportunas.

Eficiencia operativa

El ERP permite automatizar las tareas repetitivas y manuales, como la facturación, la gestión de inventarios, la nómina, entre otros. Esto libera tiempo para que los empleados se concentren en actividades de mayor valor estratégico.

Plataformas centralizadas en la colaboración

El ERP facilita la colaboración entre los departamentos para compartir información y trabajar en proyectos de forma conjunta.

Crecimiento y expansión

La arquitectura modular del ERP permite a las empresas grandes incrementar las funcionalidades del sistema para adaptarse a su crecimiento y expansión.

Adaptación a los cambios

Contar con un ERP brinda la flexibilidad necesaria para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, las nuevas regulaciones y las necesidades dinámicas del mercado empresarial.

Competitividad

Las empresas que implementan un ERP, así como prácticas empresariales optimizadas, logran una mayor eficiencia operativa, reducen costos y aumentan su productividad, lo que les brinda una ventaja competitiva significativa.

Reducción de errores

La automatización ayuda a minimizar errores humanos y mejora la precisión de los procesos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y menores riesgos para la empresa.

Integración con los proveedores y clientes

Muchos de los proveedores y clientes también cuentan con sistemas ERP que permiten el intercambio de información para agilizar procesos como cobranza, facturación, órdenes de compra, entre otros que facilitan las operaciones entre empresas. Esto significa que no solo tu empresa será beneficiada, sino también tus socios comerciales.

¿Cuánto cuesta un ERP para empresas grandes?

No existe un costo fijo para la implementación de un ERP. Los costos se determinan en función de varios factores, tales como:

• La solución ERP elegida. Los precios del software varían en función del proveedor y del partner para la implementación.
• Tipo de licencia. Los costos iniciales de la licencia de un ERP son más altos, pero a la larga ya no es necesario seguir pagando, mientras que la implementación de un ERP en la nube puede ser más asequible al inicio ya que no se necesita adquirir una licencia, solo se pagan las funcionalidades por el tiempo que se usan.
• Módulos. El costo del software depende de los módulos especializados que la empresa requiera para optimizar el funcionamiento de sus departamentos.
• Implementación y personalización. La implementación de un ERP para grandes empresas es un proyecto complejo, que se realiza por etapas y requiere la participación de los consultores para personalizar las funcionalidades del software.
• Complejidad del proyecto. Las empresas grandes, que requieren muchas funcionalidades, deben invertir más recursos para implementar un ERP lo que incrementa los costos.

Cómo implementarlo

Para elegir el proveedor de ERP y los módulos para la gestión de la empresa se recomienda contar con la asesoría especializada de un Partner que oriente a los tomadores de decisiones a comparar entre las diferentes soluciones y elegir la adecuada.

Después de esto, se debe planificar cada etapa de la implementación para determinar los recursos técnicos y humanos para los procesos y tareas. Posteriormente se lleva a cabo la migración de datos a la plataforma, se asignan flujos de trabajo o asignación de tareas y la capacitación al personal que se encargará del sistema.

Al elegirnos como tu socio estratégico en la implementación del ERP para tu empresa, te asesoraremos en cada etapa y monitorearemos los avances posteriores para asegurarnos de que se alcance el máximo potencial del ERP para el éxito de la empresa.

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En Visual México encontrarás las soluciones ERP que tu empresa necesita, contamos con software control de inventarios, gestión administrativa, software para control de calidad, para almacenes y mucho más. Como tu socio estratégico, te guiamos en la selección de funcionalidades y la implementación efectiva que impulsará el éxito de tu organización.

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