Desventajas de usar Excel en la industria manufacturera
Excel es una de las herramientas informáticas más utilizadas en el mundo empresarial de todos los sectores para organizar datos, calcular estadísticas, gestionar información de almacenes o llevar el control de los gastos.
Sin embargo, en plena era de la transformación digital, las industrias más grandes como la manufacturera necesitan la mayor eficiencia, productividad y transparencia. Por eso, hoy en el blog de Visual México, exploramos las desventajas del uso de hojas de cálculo en Excel y cómo pueden afectar la eficiencia de tu empresa. ¡Descúbrelo!
Razones para no utilizar hojas de cálculo para la manufactura
Aunque Excel ha sido una herramienta omnipresente en el mundo empresarial por décadas, su uso en la industria manufacturera podría implicar las siguientes desventajas:
Procesos manuales
Con frecuencia, se piensa que realizar las fórmulas, cálculos, estadísticas, macros o tablas dinámicas de Excel es automatizar procesos y aprovechar al máximo la tecnología. Sin embargo, la mayoría de las funcionalidades de Excel implican la captura manual de datos, lo que puede volverse una pesadilla cuando pensamos en gestionar grandes volúmenes de información o procesos masivos de producción.
Esta dependencia de la captura manual de datos limita la eficiencia, reduce la velocidad de los procesos, convirtiéndolos en procedimientos muy complejos cuando se trata de gestionar grandes cantidades de datos en tiempo real, requiriendo del intercambio de informes entre departamentos que fueron a su vez capturados de forma manual.
Falta de integración y duplicación de tareas
Excel es un programa de la suite de Office, lo que significa que no puede integrarse con todas las herramientas tecnológicas que no sean de Microsoft. Esta falta de integración implica que los empleados de las diferentes áreas tengan que gestionar su información en diferentes plataformas y luego compartir archivos por correo, o bien, por hojas de cálculo en los servicios en la nube.
Estos procesos manuales consumen tiempo valioso y provocan que los empleados tengan que hacer doble trabajo al no tener una sola base de datos centralizada.
Errores costosos
Se estima que cerca del 90% de las hojas de cálculo contienen errores durante la captura, por falta de actualización en tiempo real de los datos o incluso errores en las fórmulas o los macros.
Los errores en la industria de manufactura tienen consecuencias como retrasos en la producción, defectos de calidad o pérdidas económicas. Esto se debe a que los datos incorrectos pueden provocar que los encargados de proyectos tomen decisiones basadas en información errónea, lo que se traduce en estrategias ineficaces o perjudiciales para la empresa.
Sistema poco proactivo
Excel es una herramienta pasiva, en la que se gestionan datos y procesos, pero no realiza ninguna acción interactiva como enviar notificaciones, por ejemplo, en caso de que el stock de materias primas esté por debajo de los niveles deseados.
Esta falta de proactividad genera una mayor dependencia de procesos manuales para revisar los niveles de stock, producción, órdenes de compra y gestión de inventarios, aumentando el riesgo de errores y retrasando la toma de decisiones estratégicas.
Vulnerabilidades de seguridad
La seguridad es uno de los temas más importantes cuando se trata de gestión empresarial, especialmente de información sensible. Seguir utilizando Excel como repositorio de datos, programador de la producción o para calcular órdenes de fabricación pone en riesgo a la información.
Los archivos en Excel que se almacenan de forma local en las computadoras o que se guardan en carpetas compartida en la nube son propensos al daño, robo, la manipulación de datos o el uso inapropiado, ya sea de forma consciente o por error.
Pérdida de datos
Las empresas que aún utilizan hojas de cálculo de forma local en computadoras se siguen enfrentando al riesgo de que una falla en la máquina les haga perder la información de meses o años de producción.
Por otro lado, las soluciones de Microsoft también se han digitalizado y pueden gestionarse en la nube, pero esto depende de la versión que se utilice, la sincronización del sistema y de las copias de seguridad que se realicen de los archivos.
ERP vs. Hojas de cálculo
En general, las hojas de cálculo son sistemas pasivos, en los que los usuarios pueden almacenar información y reaccionar en caso de que se haya presentado algún error. En cambio, el ERP es una solución preventiva, integrada, escalable, que puede abarcar todo el proceso de producción, desde el inventario hasta la cadena de suministro para incrementar la eficiencia, trazabilidad y reducir costos.
Los ERP se adaptan al crecimiento de la empresa, pueden gestionar grandes volúmenes de información en una misma plataforma, además de integrar medidas de seguridad avanzada para proteger la información de la empresa.
Quizás el beneficio más importante del ERP para la industria manufacturera es la automatización de procesos, que reduce los errores humanos, libera tiempo para tareas más estratégicas y que aporten valor a la empresa.
Finalmente, es importante aclarar que los ERP también permiten integraciones con otras herramientas, como las hojas de cálculo para importar datos y procesos de la empresa.
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Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.
