🧠 Cómo elegir un software para gestión de eventos según el tipo de evento

Si alguna vez has intentado organizar un evento, sabes lo que es tener varias pestañas abiertas, correos sin responder y la constante preocupación de que algo importante se pueda estar pasando por alto. La solución no está en agregar más personas a tu equipo ni en seguir luchando con hojas de cálculo interminables.

Elegir el software adecuado para la gestión de eventos es clave. Herramientas como FlexWM® Eventos de Visual México pueden optimizar la planificación y operación interna de tu empresa de eventos.

A lo largo de este artículo, te ayudaremos a entender cómo elegir el mejor software para ti y por qué FlexWM® puede ser la opción ideal para tu negocio.

🧭 Identifica tu perfil: ¿Qué tipo de evento estás construyendo?

No todos los eventos son iguales, y lo mismo ocurre con los softwares. La elección del software debe depender de las necesidades específicas de tu evento. Aquí te mostramos algunos ejemplos:

• Eventos corporativos de alto impacto: Si estás organizando conferencias o eventos empresariales, necesitarás un software que ayude en la gestión interna del evento, como la planificación de proveedores, seguimiento de cotizaciones y gestión de clientes.
• Congresos académicos o profesionales: Este tipo de eventos requiere una plataforma que facilite la organización interna del evento, la gestión de abstractos, así como la planificación de las necesidades logísticas y financieras.
• Ferias y exposiciones comerciales: Eventos que requieren la gestión de proveedores, el seguimiento de cotizaciones y la administración de recursos para exposiciones y stands.
• Eventos musicales y culturales: Para este tipo de eventos, la planificación interna de contratos, proveedores y costos es clave, haciendo necesario contar con un software especializado que facilite la organización con total claridad.
• Activaciones de marca: Gestionar la logística y el seguimiento de proveedores, cotizaciones y pagos de manera eficaz es indispensable para las empresas de eventos publicitarios, por lo que requieren un software que se adapte a sus necesidades.

Después de tener claro el tipo de evento a organizar, es hora de centrarte en los aspectos clave que te ayudarán a elegir el software ideal.

Estos cinco pilares te guiarán en el proceso de toma de decisiones.

🏛️ Los 5 pilares de una elección acertada: Lo que debes saber

Elegir un software de gestión de eventos va más allá de una simple comparación de precios. Aquí te presentamos los 5 pilares esenciales para tomar una decisión acertada.

1. Experiencia del usuario: Un buen software de gestión de eventos debe ser fácil de usar e intuitivo, para que permita a tu equipo gestionar todos los aspectos internos del evento sin complicaciones ni la necesidad de contar con manuales extensos o entrenamientos complicados.
2. Escalabilidad operativa: Elige el software que te permita gestionar más eventos, más proveedores, más colaboradores y más activos en tu inventario. A medida que tu empresa crezca, el software debe adaptarse, permitiendo la expansión sin perder eficiencia.
3. Recopilación de Datos en Tiempo Real: Mientras el evento se organiza, el software debe permitir el seguimiento de los proveedores, los colaboradores y las cotizaciones en tiempo real.
4. Integraciones: Elige un software que permita integraciones con otras herramientas, o mejor aún, que cuente con todas las funcionalidades para que las empresas de eventos puedan dar seguimiento a las cotizaciones y clientes sin necesidad de integrarse con otros sistemas de gestión.
5. Seguridad de la Información: Elige un software que garantice la seguridad de los datos internos de la empresa, desde las cotizaciones hasta la gestión de pagos, protegiendo la información sensible de tus clientes y proveedores.

FlexWM® Eventos se destaca por cumplir con todos los aspectos que una empresa organizadora necesita, garantizando una experiencia fluida desde la planificación hasta la ejecución del evento.

👤 El proceso de compra: ¿Qué preguntar en una demo?

Antes de comprometerte con cualquier software, es importante hacer las preguntas correctas durante la demo. Aquí te dejamos algunas recomendaciones:

• ¿Es posible personalizar los campos en el sistema según nuestras necesidades? Elige un software que permita la personalización para adaptarse a los procesos específicos de tu empresa de eventos, desde la gestión de proveedores hasta la planificación de la logística interna.

Después de haber explorado las opciones y evaluado las funcionalidades clave, es momento de pensar en los beneficios que una buena elección de software puede aportar a tus eventos.

🏆 Ventajas competitivas de una buena elección

Elegir el software adecuado te traerá varias ventajas:

• Reducción de costos operativos: La planificación efectiva y la optimización de procesos reducen la necesidad de recursos adicionales, como más personal para coordinar la logística.
• Imagen profesional: La planificación interna bien organizada mejora la imagen de tu empresa, lo que se traduce en una mayor satisfacción de tus clientes y proveedores.
• Métricas por “Reporte”: El software de gestión te ayuda a analizar no solo el desempeño de cada evento, sino también las finanzas, lo que te permite medir la rentabilidad de cada evento para mejorar la toma de decisiones en el futuro.

Lo más importante al elegir un software es que una empresa de organización de eventos pueda planificar y gestionar cada etapa del proceso utilizando solo la herramienta.

⚠️ Errores que debes evitar: La voz de la experiencia

A pesar de las ventajas que un buen software puede aportar, también existen errores comunes que muchos cometen al elegir una solución.

Asegúrate de evitar estos para garantizar el éxito de tu elección:

1. Adquirir una aplicación de eventos por el precio más bajo: Lo barato puede salir caro. Una aplicación barata puede hacerte perder tiempo y dinero a largo plazo si no integra todas las áreas de la empresa y no cuenta con funcionalidades especializadas que ayuden en la planificación.
2. Ignorar la curva de aprendizaje: Asegúrate de que tu equipo tenga tiempo suficiente para familiarizarse con el software antes de la implementación en tus eventos. No querrás que el proceso de aprendizaje interrumpa la operación.

Más allá de evitar errores, el objetivo final es alcanzar la excelencia operativa sin fricciones. Por ello, es vital seleccionar una plataforma que equilibre la eficiencia técnica con una curva de aprendizaje amigable es clave.

En Visual México trabajamos con FlexWM® Eventos, un software de gestión que te ayudará a planificar cada evento de forma eficiente.

⚙️ Características de FlexWM® Eventos de Visual México

Ahora que conoces los pilares clave a la hora de elegir un software de gestión de eventos, te presentamos FlexWM® Eventos. Este software está diseñado para cubrir las necesidades operativas internas de las empresas de eventos, optimizando desde la planificación hasta la ejecución.

• Autogestión y personalización de flujos de trabajo: FlexWM® Eventos permite crear flujos personalizados para la gestión interna, desde cotizaciones hasta pagos, sin complicaciones técnicas.
• Infraestructura cloud: Con una infraestructura robusta en la nube, FlexWM® Eventos soporta el crecimiento de tu empresa sin interrupciones en los procesos de planificación, además de permitirte acceder a tu información y planificación de tus proyectos desde cualquier dispositivo para que no pierdas detalle en ningún momento.
• Métricas de negocio y ROI: El software te proporciona informes detallados sobre la rentabilidad de tus eventos, ayudándote a medir el éxito incluso antes de que el evento termine.
• Ecosistema conectado (ERP/CRM): FlexWM® Eventos es un sistema especializado para empresas de eventos, integrando todas las funciones necesarias para gestionar tus operaciones desde un solo lugar.

FlexWM® Eventos es el software que toda empresa de organización de eventos necesita para incrementar su eficiencia utilizando una sola plataforma.

❓ Pregunta Frecuente que los clientes de Visual México nos hacen:

El principal desafío de las empresas de organización de eventos al implementar un software de gestión, y cómo puede FlexWM® Eventos ayudar a superarlo

A menudo, nuestros clientes nos preguntan cuál es el obstáculo más difícil al implementar un software para gestión de eventos. El mayor desafío es dejar atrás Excel y ordenar sus procesos de trabajo, pagos y cobros dentro de un solo sistema.

FlexWM Eventos lo resuelve integrando toda la operación en una sola plataforma, dando visibilidad en tiempo real del estado de cada evento y del negocio, teniendo como resultado un mayor control.

Excel es excelente para análisis, pero no para operar una empresa. Cuando el negocio crece, Excel se vuelve un riesgo operativo. Un sistema centraliza, agiliza y controla procesos.

❓ Transforma la gestión de tus eventos con Visual México

La logística de un evento tiene demasiadas piezas móviles, es necesario integrarlas todas en un solo lugar para lograr la gestión óptima de los proyectos. Con FlexWM® Eventos, obtendrás una solución integral que optimiza la planificación y administración interna de tu empresa.

¿Listo para llevar tu gestión al siguiente nivel? Agenda una asesoría con nosotros y descubre cómo FlexWM® Eventos de Visual México puede optimizar la gestión interna de tu empresa de organización de eventos.